Con el fin de promover el aseguramiento de la Calidad EN los proveedores y, DE ESTA MANERA, lograr la plena satisfacción de los clientes, Kauru Ishikawa presentó en 1960 diez principios de Calidad para las relaciones Cliente-proveedor. Estos principios aún hoy en día son igualmente válidos:
1. Tanto el Comprador como el Proveedor son responsables por la aplicación del Control de Calidad (*) con recíproca comprensión y cooperación entre sus sistemas de Calidad (*).
2. Ambos deben ser mutuamente independientes y respetar esa independencia.
3. El Comprador debe suministrarle al Proveedor información clara y adecuada sobre sus requerimientos.
4. El contrato de Compra - Venta debe establecer condiciones claras en cuanto a calidad, precio, entrega y forma de pago.
5. El Proveedor debe garantizar una Calidad satisfactoria para el Comprador y suministrar los Registros de Calidad cuando éste así lo solicite.
6. El Comprador y el Proveedor deben acordar los métodos de evaluación de los productos o servicios que sean aceptables para ambas partes.
7. Se deben incluir en los contratos, los procedimientos que permitan resolver amistosamente las discrepancias que se presenten.
8. El Comprador y el Proveedor deben intercambiar la información necesaria para mejorar el Aseguramiento de la Calidad.
9. El Cliente y el Proveedor deben controlar adecuadamente las actividades comerciales relacionadas.
10. El Comprador y el Proveedor deben prestarle atención a los intereses del consumidor o usuario final.
(*) El uso de estos términos hay que entenderlos en el contexto de la época cuando fueron desarrollados estos principios.”Control de Calidad” actualmente se refiere a “Gestión de Calidad” y “Sistema de Calidad” a “Sistema de Gestión de Calidad”.
miércoles, 17 de febrero de 2010
miércoles, 10 de febrero de 2010
La alineación en los equipos de trabajo
Según Stephen Cobey, Alineación significa que el estilo de las personas y la estructura de la Organización donde operan y sus sistemas están en armonía, es decir, están alineados. Para que esto sea posible, se requiere la participación de las personas en el desarrollo de los enunciados de misión y en los objetivos de la Organización, de tal manera, que ambos reflejen el compromiso y la aceptación de todos los miembros, y que estos expresen las necesidades y los objetivos individuales de los involucrados. No existe entonces contradicción entre los valores que se promueven y las decisiones que se toman, así como entre las prácticas que se aplican y los sistemas establecidos. Estos principios generales son también aplicables en los equipos de trabajo que se conformen con propósitos específicos.
La alineación es un proceso destinado a lograr la concordancia entre los valores y los objetivos del equipo y los valores y los objetivos personales de cada uno de sus miembros. Muchas veces se habla de la necesidad de alinear a los miembros de los equipos de trabajo en aras de un objetivo común. Sin embargo, antes de empezar, o incluso, en equipos ya conformados y con cierto tiempo trabajando, encontramos en sus miembros posiciones muy diversas que reflejan un nivel de alineación frente a los propósitos del equipo. Pudiéramos identificar ocho niveles en los cuales se podrían ubicar a los miembros según su actitud y comportamiento. Así tenemos:
NIVEL 1: Destructivo
En este nivel se encuentran quienes sabotean el trabajo del equipo, no solo no colaboran, sino más bien obstaculizan sus proyectos y actividades. Pueden tener incluso agendas escondidas, realizan alianzas para dificultar el trabajo de los miembros más productivos. Generalmente son personas que están en el equipo de manera obligada, y sus objetivos personales prevalecen por sobre los objetivos del equipo. También pueden mantener enfrentamientos personales con otros miembros, producto de falta de entendimiento con ellos o sencillamente porque no les caen bien. Con respecto a estos casos, los líderes deberían promover el ascenso de estas personas al nivel siguiente o, de lo contrario, sacarlos o forzarlos a salir del equipo
NIVEL2: Negativo
La persona negativa no obstaculiza o sabotea el trabajo de los demás, pero pone dificultades a la realización de sus actividades dentro del equipo o sencillamente no participa activamente. Esto se debe a menudo porque no siente que le puede sacar provecho o porque no le ve sentido a los proyectos y actividades emprendidos. . Generalmente no se hace presente, y por lo tanto, no colabora. Deja que los demás hagan y no aporta nada a los resultados.
NIVEL 3: Resentido
El resentido llega a esa situación cuando siente que sus propuestas o su trabajo no son valorados por los líderes y por los colegas del equipo. Solo participa en aquellos proyectos o actividades sugeridas por él o que le favorezca en función de sus objetivos personales. Si no es así, no actúa. Su resentimiento puede surgir también del enfrentamiento con otros miembros o por el sentimiento de que está perdiendo el tiempo trabajando para el equipo.
NIVEL 4: Apático
El apático participa pero sin entusiasmo. Al igual que el resentido, no siente que sus objetivos personales se correspondan con los objetivos del equipo. De ahí su indolencia. Trabaja allí porque piensa que no tiene nada mejor que hacer. Generalmente, hace únicamente lo que se le pide y el resto del equipo está detrás de él para que culmine sus asignaciones. Adicionalmente, no presenta al equipo ni ideas ni propuestas de trabajo.
NIVEL 5: Responsable
El responsable entiende su función dentro del equipo y realiza ese rol. Al hacerlo así, incrementa su participación, pero su contribución al éxito del equipo es la mínima requerida, en otras palabras, no da más de lo necesario. Incluso, realiza su trabajo con calidad, pero pareciera que faltara algo. En cierto modo es apático, aunque cumplidor de sus responsabilidades.
NIVEL 6: Positivo
El positivo trata de aportar al equipo, con ideas. Se siente bien y colabora. De alguna manera siente que es bueno para él ser miembro del equipo y además porque siente que sus objetivos personales se corresponden con los del equipo. Por lo tanto, se puede contar con él para llevar adelante los proyectos y actividades. Es útil para el equipo aunque a lo mejor no está plenamente comprometido con el logro de sus objetivos.
NIVEL 7: Productivo
El productivo es una persona comprometida, que trabaja y da resultados. Está convencido que puede alcanzar sus objetivos personales a través de su participación en el equipo. Realiza su trabajo con eficiencia y eficacia. Incluso, llega a cumplir el rol de líder. Su participación siempre es determinante para que el equipo logre los resultados previstos.
NIVEL 8: Defensor
Quien llega a este nivel, ha adquirido un alto nivel de compromiso y ha logrado una perfecta alineación entre sus objetivos personales y los objetivos del equipo. Por tanto defiende el trabajo del equipo en cualquier instancia porque entiende que su éxito personal pasa por el éxito del equipo. Asume el rol de líder cuando le corresponde y motiva a sus colegas para llevar adelante los proyectos y actividades del equipo a través de su liderazgo. Por supuesto, es capaz de estimular y de apoyar a los otros miembros al logro de los objetivos del equipo, generando la cohesión necesaria y su participación activa en cada uno de los proyectos y actividades emprendidos.
Como podemos observar, tenemos dos extremos y una región central. En los tres primeros niveles se encuentran personas que pueden afectar negativamente el desempeño del equipo, y, por el contrario, en los tres últimos niveles se encuentran las personas que pueden favorecer tal desempeño de manera positiva. Finalmente, las personas responsables o apáticas mantienen una posición neutra al no favorecer o afectar apreciablemente el desempeño del equipo.
Para el éxito de cualquier equipo y en general de cualquier organización, siempre será necesario el concurso de todos sus miembros. No obstante, éstos deberían ubicarse en los tres últimos niveles; Esa es una característica de los equipos de alto desempeño.
La alineación es un proceso que debería ser llevado a cabo por quienes conducen los equipos, debido a que sus acciones y decisiones tienen influencia en la ubicación de las personas en los diversos niveles. Ellos deberían determinar las características de los miembros y sus necesidades, y promover su progreso para que poco a poco vayan escalando hacia los niveles superiores a fin de alcanzar la tan deseada alineación.
Por otro lado, los líderes también deberían evitar tomar acciones y decisiones que puedan hacer retroceder el proceso de alineación en alguno de sus miembros. Es un riesgo que está presente pero prevenir este tipo de acciones y decisiones es precisamente un elemento clave de su liderazgo.
Es difícil creer que algún miembro que se encuentre en los niveles inferiores, pueda cambiar radicalmente su actitud hasta el punto de llegar a los niveles superiores en poco tiempo. A veces, con lograr que de ser apático se convierta en responsable es un gran avance inicial, o de ser negativo o destructivo lograr que sea apático es un buen comienzo, aplicando el principio aquel, que dice: “Más ayuda el que no estorba”.
A partir de allí, el miembro podrá llegar a comportamientos más provechosos para el equipo y para sí mismo.
En conclusión, la alineación de los miembros de un equipo es un factor determinante en su alto desempeño y en sus resultados. Se hace necesario que los líderes que conduzcan al equipo identifiquen las actitudes y comportamientos presentes en cada uno de sus miembros, y luego, a través de su liderazgo, lograr en ellos un alto nivel de compromiso y participación en los proyectos y actividades emprendidos por el equipo.
La alineación es un proceso destinado a lograr la concordancia entre los valores y los objetivos del equipo y los valores y los objetivos personales de cada uno de sus miembros. Muchas veces se habla de la necesidad de alinear a los miembros de los equipos de trabajo en aras de un objetivo común. Sin embargo, antes de empezar, o incluso, en equipos ya conformados y con cierto tiempo trabajando, encontramos en sus miembros posiciones muy diversas que reflejan un nivel de alineación frente a los propósitos del equipo. Pudiéramos identificar ocho niveles en los cuales se podrían ubicar a los miembros según su actitud y comportamiento. Así tenemos:
NIVEL 1: Destructivo
En este nivel se encuentran quienes sabotean el trabajo del equipo, no solo no colaboran, sino más bien obstaculizan sus proyectos y actividades. Pueden tener incluso agendas escondidas, realizan alianzas para dificultar el trabajo de los miembros más productivos. Generalmente son personas que están en el equipo de manera obligada, y sus objetivos personales prevalecen por sobre los objetivos del equipo. También pueden mantener enfrentamientos personales con otros miembros, producto de falta de entendimiento con ellos o sencillamente porque no les caen bien. Con respecto a estos casos, los líderes deberían promover el ascenso de estas personas al nivel siguiente o, de lo contrario, sacarlos o forzarlos a salir del equipo
NIVEL2: Negativo
La persona negativa no obstaculiza o sabotea el trabajo de los demás, pero pone dificultades a la realización de sus actividades dentro del equipo o sencillamente no participa activamente. Esto se debe a menudo porque no siente que le puede sacar provecho o porque no le ve sentido a los proyectos y actividades emprendidos. . Generalmente no se hace presente, y por lo tanto, no colabora. Deja que los demás hagan y no aporta nada a los resultados.
NIVEL 3: Resentido
El resentido llega a esa situación cuando siente que sus propuestas o su trabajo no son valorados por los líderes y por los colegas del equipo. Solo participa en aquellos proyectos o actividades sugeridas por él o que le favorezca en función de sus objetivos personales. Si no es así, no actúa. Su resentimiento puede surgir también del enfrentamiento con otros miembros o por el sentimiento de que está perdiendo el tiempo trabajando para el equipo.
NIVEL 4: Apático
El apático participa pero sin entusiasmo. Al igual que el resentido, no siente que sus objetivos personales se correspondan con los objetivos del equipo. De ahí su indolencia. Trabaja allí porque piensa que no tiene nada mejor que hacer. Generalmente, hace únicamente lo que se le pide y el resto del equipo está detrás de él para que culmine sus asignaciones. Adicionalmente, no presenta al equipo ni ideas ni propuestas de trabajo.
NIVEL 5: Responsable
El responsable entiende su función dentro del equipo y realiza ese rol. Al hacerlo así, incrementa su participación, pero su contribución al éxito del equipo es la mínima requerida, en otras palabras, no da más de lo necesario. Incluso, realiza su trabajo con calidad, pero pareciera que faltara algo. En cierto modo es apático, aunque cumplidor de sus responsabilidades.
NIVEL 6: Positivo
El positivo trata de aportar al equipo, con ideas. Se siente bien y colabora. De alguna manera siente que es bueno para él ser miembro del equipo y además porque siente que sus objetivos personales se corresponden con los del equipo. Por lo tanto, se puede contar con él para llevar adelante los proyectos y actividades. Es útil para el equipo aunque a lo mejor no está plenamente comprometido con el logro de sus objetivos.
NIVEL 7: Productivo
El productivo es una persona comprometida, que trabaja y da resultados. Está convencido que puede alcanzar sus objetivos personales a través de su participación en el equipo. Realiza su trabajo con eficiencia y eficacia. Incluso, llega a cumplir el rol de líder. Su participación siempre es determinante para que el equipo logre los resultados previstos.
NIVEL 8: Defensor
Quien llega a este nivel, ha adquirido un alto nivel de compromiso y ha logrado una perfecta alineación entre sus objetivos personales y los objetivos del equipo. Por tanto defiende el trabajo del equipo en cualquier instancia porque entiende que su éxito personal pasa por el éxito del equipo. Asume el rol de líder cuando le corresponde y motiva a sus colegas para llevar adelante los proyectos y actividades del equipo a través de su liderazgo. Por supuesto, es capaz de estimular y de apoyar a los otros miembros al logro de los objetivos del equipo, generando la cohesión necesaria y su participación activa en cada uno de los proyectos y actividades emprendidos.
Como podemos observar, tenemos dos extremos y una región central. En los tres primeros niveles se encuentran personas que pueden afectar negativamente el desempeño del equipo, y, por el contrario, en los tres últimos niveles se encuentran las personas que pueden favorecer tal desempeño de manera positiva. Finalmente, las personas responsables o apáticas mantienen una posición neutra al no favorecer o afectar apreciablemente el desempeño del equipo.
Para el éxito de cualquier equipo y en general de cualquier organización, siempre será necesario el concurso de todos sus miembros. No obstante, éstos deberían ubicarse en los tres últimos niveles; Esa es una característica de los equipos de alto desempeño.
La alineación es un proceso que debería ser llevado a cabo por quienes conducen los equipos, debido a que sus acciones y decisiones tienen influencia en la ubicación de las personas en los diversos niveles. Ellos deberían determinar las características de los miembros y sus necesidades, y promover su progreso para que poco a poco vayan escalando hacia los niveles superiores a fin de alcanzar la tan deseada alineación.
Por otro lado, los líderes también deberían evitar tomar acciones y decisiones que puedan hacer retroceder el proceso de alineación en alguno de sus miembros. Es un riesgo que está presente pero prevenir este tipo de acciones y decisiones es precisamente un elemento clave de su liderazgo.
Es difícil creer que algún miembro que se encuentre en los niveles inferiores, pueda cambiar radicalmente su actitud hasta el punto de llegar a los niveles superiores en poco tiempo. A veces, con lograr que de ser apático se convierta en responsable es un gran avance inicial, o de ser negativo o destructivo lograr que sea apático es un buen comienzo, aplicando el principio aquel, que dice: “Más ayuda el que no estorba”.
A partir de allí, el miembro podrá llegar a comportamientos más provechosos para el equipo y para sí mismo.
En conclusión, la alineación de los miembros de un equipo es un factor determinante en su alto desempeño y en sus resultados. Se hace necesario que los líderes que conduzcan al equipo identifiquen las actitudes y comportamientos presentes en cada uno de sus miembros, y luego, a través de su liderazgo, lograr en ellos un alto nivel de compromiso y participación en los proyectos y actividades emprendidos por el equipo.
jueves, 4 de febrero de 2010
QUALITYPS Nº 22
EL PROFESIONAL DE CALIDAD
o El factor humano es lo más importante que tiene una organización. Los procesos, y las actividades dentro de dichos procesos, son llevados a cabo por la gente que trabaja en la Organización y, por consiguiente, este factor debería ser el más valorado por la Alta Dirección.
o La Calidad es responsabilidad de todos y cada uno de los miembros de la Organización, por consiguiente, toda organización debería contar entre sus miembros con profesionales de Calidad. Un profesional de Calidad:
a) Posee y desarrolla constantemente sus competencias para realizar con eficacia y eficiencia cada una de las actividades y tareas que estén bajo su responsabilidad;
b) Es sensible a las necesidades de los clientes, tanto externos como internos, y es exigente con el cumplimiento de los requisitos de calidad;
c) es consciente del impacto de su trabajo en la satisfacción de los requisitos de los clientes, presta atención a los detalles y realiza seguimiento a todos los compromisos adquiridos;
d) Es una persona motivada y orgullosa del trabajo que realiza y muestra deseos constantes de superación tanto desde el punto de vista profesional como personal;
e) Sabe trabajar en equipo y mantiene excelentes relaciones con sus compañeros de trabajo;
f) Conoce y aplica las técnicas estadísticas básicas para analizar los datos de los procesos que están bajo su responsabilidad;
g) Al ser consciente de que siempre hay una mejor manera de realizar cualquier proceso o actividad, es capaz de cuestionar constantemente la forma en que éstos se realizan;
h) Participa activamente en todos los procesos de mejora de la calidad y busca siempre mejorar continuamente su desempeño y el de sus colaboradores;
i) Es flexible y adaptable frente a los cambios y es capaz de convertir las fallas y las no conformidades en oportunidades para la mejora de la calidad.
o Todo profesional dentro de una organización tiene una función específica y debería dedicarse a ella, invertir y mejorar, para que sus fortalezas sean aún mayores, y para que pueda desarrollar otras competencias adyacentes que sean útiles dentro de su función particular.
o Todas y cada una de las personas son contratadas por una organización para cubrir una función. De ellas se exige que se esfuercen al máximo para devolver resultados a la empresa. Ésta, a su vez, espera que sean competentes en el rol que han de desempeñar y para el cual fueron contratados o, al menos, tengan interés por desarrollarse, crecer, aprender y volverse competentes.
o Tener el talento necesario no es suficiente para el éxito. Se requiere profundizar en su contenido, estudiar, entrenar con dedicación y afán en busca del resultado que el talento puede proporcionar, ya que desarrollar el talento exige esfuerzo, entrenamiento y determinación.
o Las personas tienen que sacar su talento, ampliarlo, maximizarlo, y esto se hace por el interés, por el compromiso, por la búsqueda implacable de promover el crecimiento personal y profesional.
o Todos quienes estamos involucrados en el tema de la Calidad conocemos e incluso estamos familiarizados con las siete herramientas de la Calidad. Sin embargo, hay que tener en cuenta que la gente es la octava herramienta de la calidad ya que las siete primeras dependen de las acciones de las personas que las aplican. Esta herramienta denominada USTED está presente tanto en el piso de la fábrica, como en la gestión de cada uno de los sectores claves de la Organización.
o La octava herramienta es el profesional de calidad. Esta se aplica conforme a su capacidad de ejecución, inicialmente en los comienzos y durante la implementación de un proceso y, al final, en la evaluación del mismo proceso. Por lo tanto, al aplicarla en sus actividades cotidianas, se logra que el proceso de mejora continua en la Organización sea aún más eficaz
o La obligación de un profesional de Calidad es perfeccionar aquello que realiza mejor. Por supuesto, siempre podrá tener otras competencias, aprender y desarrollar conocimientos y habilidades nuevas, pero éstas no deberían tomar la mayor parte de su energía, de su esfuerzo y de su tiempo.
o Es en el capital humano donde reside el futuro de la empresa. Si se supiera invertir y concienciar a cada quien sobre su compromiso con su organización, se verá que la misma estará en capacidad de salir de las situaciones más complicadas. Por tanto, las organizaciones deberían desarrollar la motivación de la persona, es decir, darle motivos, y darle la conciencia para expandir su talento en beneficio de ella misma y de la Organización.
o El factor humano es lo más importante que tiene una organización. Los procesos, y las actividades dentro de dichos procesos, son llevados a cabo por la gente que trabaja en la Organización y, por consiguiente, este factor debería ser el más valorado por la Alta Dirección.
o La Calidad es responsabilidad de todos y cada uno de los miembros de la Organización, por consiguiente, toda organización debería contar entre sus miembros con profesionales de Calidad. Un profesional de Calidad:
a) Posee y desarrolla constantemente sus competencias para realizar con eficacia y eficiencia cada una de las actividades y tareas que estén bajo su responsabilidad;
b) Es sensible a las necesidades de los clientes, tanto externos como internos, y es exigente con el cumplimiento de los requisitos de calidad;
c) es consciente del impacto de su trabajo en la satisfacción de los requisitos de los clientes, presta atención a los detalles y realiza seguimiento a todos los compromisos adquiridos;
d) Es una persona motivada y orgullosa del trabajo que realiza y muestra deseos constantes de superación tanto desde el punto de vista profesional como personal;
e) Sabe trabajar en equipo y mantiene excelentes relaciones con sus compañeros de trabajo;
f) Conoce y aplica las técnicas estadísticas básicas para analizar los datos de los procesos que están bajo su responsabilidad;
g) Al ser consciente de que siempre hay una mejor manera de realizar cualquier proceso o actividad, es capaz de cuestionar constantemente la forma en que éstos se realizan;
h) Participa activamente en todos los procesos de mejora de la calidad y busca siempre mejorar continuamente su desempeño y el de sus colaboradores;
i) Es flexible y adaptable frente a los cambios y es capaz de convertir las fallas y las no conformidades en oportunidades para la mejora de la calidad.
o Todo profesional dentro de una organización tiene una función específica y debería dedicarse a ella, invertir y mejorar, para que sus fortalezas sean aún mayores, y para que pueda desarrollar otras competencias adyacentes que sean útiles dentro de su función particular.
o Todas y cada una de las personas son contratadas por una organización para cubrir una función. De ellas se exige que se esfuercen al máximo para devolver resultados a la empresa. Ésta, a su vez, espera que sean competentes en el rol que han de desempeñar y para el cual fueron contratados o, al menos, tengan interés por desarrollarse, crecer, aprender y volverse competentes.
o Tener el talento necesario no es suficiente para el éxito. Se requiere profundizar en su contenido, estudiar, entrenar con dedicación y afán en busca del resultado que el talento puede proporcionar, ya que desarrollar el talento exige esfuerzo, entrenamiento y determinación.
o Las personas tienen que sacar su talento, ampliarlo, maximizarlo, y esto se hace por el interés, por el compromiso, por la búsqueda implacable de promover el crecimiento personal y profesional.
o Todos quienes estamos involucrados en el tema de la Calidad conocemos e incluso estamos familiarizados con las siete herramientas de la Calidad. Sin embargo, hay que tener en cuenta que la gente es la octava herramienta de la calidad ya que las siete primeras dependen de las acciones de las personas que las aplican. Esta herramienta denominada USTED está presente tanto en el piso de la fábrica, como en la gestión de cada uno de los sectores claves de la Organización.
o La octava herramienta es el profesional de calidad. Esta se aplica conforme a su capacidad de ejecución, inicialmente en los comienzos y durante la implementación de un proceso y, al final, en la evaluación del mismo proceso. Por lo tanto, al aplicarla en sus actividades cotidianas, se logra que el proceso de mejora continua en la Organización sea aún más eficaz
o La obligación de un profesional de Calidad es perfeccionar aquello que realiza mejor. Por supuesto, siempre podrá tener otras competencias, aprender y desarrollar conocimientos y habilidades nuevas, pero éstas no deberían tomar la mayor parte de su energía, de su esfuerzo y de su tiempo.
o Es en el capital humano donde reside el futuro de la empresa. Si se supiera invertir y concienciar a cada quien sobre su compromiso con su organización, se verá que la misma estará en capacidad de salir de las situaciones más complicadas. Por tanto, las organizaciones deberían desarrollar la motivación de la persona, es decir, darle motivos, y darle la conciencia para expandir su talento en beneficio de ella misma y de la Organización.
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