QUALITYPS N° 58

ANÁLISIS Y DOCUMENTACIÓN DE PROCESOS

• La elaboración de los documentos debería ser una actividad que agregue valor, y el análisis de los procesos debería ser la fuerza conductora para definir el volumen de documentos que requiere la implementación eficaz de los sistemas de gestión.-
  

• El éxito de una Organización es producto de los planes que se desarrollan a través de los procesos claves, así como de la competencia y actitud de la gente que opera esos procesos.
  

• El análisis de los procesos debería proporcionar una visión integral del conjunto de procesos en función de la satisfacción del cliente final y promover la participación de todos los involucrados.
  

• La caracterización de los procesos es una actividad que consiste en determinar los diferentes elementos que componen cada proceso: Clientes y productos; proveedores e insumos; operaciones y recursos.
  

• El propósito de comprender y analizar los procesos es obtener el conocimiento suficiente y necesario acerca de las características y las interacciones entre los numerosos procesos que integran la Organización.
  

• La comprensión de los procesos se inicia con su identificación, hasta llegar a obtener el dominio necesario para instaurar la Mejora Continua, actualmente considerada como el camino ideal para alcanzar altos niveles de Calidad en los resultados
  

• Debido a que la organización es un sistema complejo, no siempre es posible la comprensión y el análisis de todos los procesos. Por tal razón y aunque cualquier proceso dentro de la organización es susceptible de ser medido y mejorado en su desempeño, resulta importante seleccionar aquellos procesos que sean claves para la Organización, separándolos a fin de estudiarlos individualmente, y así evitar la dispersión.
  

• Una de las principales dificultades al analizar los procesos es darle una denominación a cada proceso, que sea precisa y que permita identificarlo y determinar su rol dentro de una red de procesos
  

• Es recomendable representar a los procesos como una secuencia lineal en la cual se muestran las interfaces de los procesos. Esto permite integrar las entradas provenientes de los proveedores, u otros procesos de la Organización, a nivel de una actividad específica del proceso.
  

• Dentro de las organizaciones que funcionan de manera integrada con sus clientes o proveedores en el perímetro, el alcance de los procesos puede superar las fronteras de la Organización. Por lo tanto, la descripción de sus características y la designación de los responsables deberían tomar en cuenta tanto las actividades propias de la Organización como la de los clientes y otras partes interesadas.
  

• La base de un proceso bien documentado es la información recogida, que ésta sea adecuada y pertinente y eso solo se logra cuando el proceso se entiende y se analiza a la luz de las necesidades de la organización y de sus partes interesadas.
  

• El propósito principal de documentar los procesos es permitir la operación coherente y estable de los mismos, ya que los documentos muestran a la Dirección, al personal y a las partes interesadas, cómo funciona el proceso y cómo se ejecutan las actividades.
  

  
  

• No sólo es importante tener los documentos del proceso, la información que estos contienen también lo es. Recolectemos buena información y tendremos documentos útiles y aplicables.
  

• Los textos escritos se deberían emplear como una descripción de las actividades que se realizan y su valor agregado. Sin embargo, con frecuencia se enfocan desde un punto de vista administrativo y estático, llegando a ser pesados y de difícil comprensión. Recuerde: el valor de la documentación reside en su contenido, no en la abundancia de documentos.
  

• Los responsables de llevar a cabo cada actividad deberían disponer en los sitios de uso de las copias actualizadas de los procedimientos y demás documentos del proceso y, a menos que las instrucciones se comuniquen debidamente, se debería proporcionar el entrenamiento necesario para que las actividades sean realizadas tal como se establecen en dichos documentos.
  

  
   

QUALITYPS Nº 17

• MEJORA CONTINUA


 Nunca debemos cesar en nuestros esfuerzos por mejorar, ya que cuando dejamos de hacerlo, comenzamos a retroceder. Con el tiempo, las personas cambian, los sistemas cambian y las necesidades de los clientes también, de tal manera que los procesos y sus resultados deben mejorarse continuamente para no retroceder. (H.J.Harrington)


o La Mejora Continua es también conocida como Kaizen, una palabra de origen japonés, donde Kai" significa cambio y "Zen" significa para el mejor. Sin embargo, la traducción que mejor expresa el sentido de esta filosofía es la Mejora Continua.


o La Familia de normas ISO 9000 impulsa la Mejora Continua como una característica de los Sistemas de Gestión de Calidad. Dado que la organización debería estar en capacidad de adecuarse constantemente a los cambios, el Sistema de Gestión de la Calidad no debería ser un elemento estático, sino que más bien debería funcionar dentro de un ciclo de mejoramiento donde la Calidad es la fuerza impulsora y donde la mejora es una actividad incesante.


o Se ha vuelto sumamente necesario preocuparse por hacer las cosas mejor cada día. Tener la voluntad de mejorar de forma continua es necesario, tanto en lo personal, como en lo profesional, por lo tanto, preocuparse por la Mejora Continua significa preocuparse por la supervivencia de nuestra organización y, por ende, de nosotros mismos.


o La Mejora Continua debe ser un objetivo permanente de la Organización. Los cambios constantes en nuestra vida actual hacen imprescindible que los procesos sean mejorados continuamente para por lo menos mantener o aumentar su nivel de desempeño, pues esto contribuye mucho a que una organización avance.


o La Mejora Continua posee una modalidad cíclica, quiere decir, sin un principio o un fin determinado. Se inicia el proceso y una vez alcanzado el objetivo de mejora, se vuelve a comenzar el proceso. Es una acción reiterada que nunca termina y que aumenta la capacidad de un proceso y de sus resultados para cumplir con los requisitos.


o La Mejora Continua debe ser parte de la filosofía de la organización, así como de la planificación y la ejecución de cada uno de sus procesos claves. En tal sentido, debe ser tomada en serio desde la alta Dirección y decantar hacia los niveles inferiores.


o Instaurar la Mejora Continua comienza por desarrollar planes para implementar acciones que mejoren los procesos actuales de la Organización, hasta lograr que estas acciones sean reiteradas.


o El mantenimiento y la Mejora Continua de la capacidad de cualquier proceso pueden lograrse aplicando el concepto de PHVA (Planificar-hacer-verificar-actuar) en cualquier nivel de la Organización, y en cualquier tipo de proceso. Es un ciclo dinámico que está íntimamente asociado con la planificación, implementación, control y mejora continua de los procesos y es aplicable tanto en los procesos estratégicos de la Alta Dirección como en las actividades operacionales más simples.


o Las acciones para la mejora de los procesos y sus resultados no necesariamente constituyen lo que se denomina Mejora Continua. Solo hasta que la Organización logre que estas acciones se desarrollen de manera reiterada, se puede afirmar que en una organización se ha instaurado la Mejora Continua.


o Resolver los problemas y erradicar las no conformidades solo hace que las cosas funcionen mejor, pero no generan el cambio necesario. Saber utilizar los errores como nuestro aliado, y recordar que siempre hay una mejor manera de hacer las cosas, puede hacer la gran diferencia


o Sólo se consigue la excelencia cuando realmente hay la conciencia y el sentimiento por parte de todos los involucrados en el proceso en el cual la vida organizacional es el mayor de todos los desafíos.

QUALITYPS Nº 3

 

·         GESTIÓN DE PROCESOS

 

       La Gestión por procesos según ISO 9000 propone una visión global y  transversal de la realización del producto, lo cual permite un mejor control entre las interfases de las diferentes  actividades  y estimula a la Organización a trabajar hacia un objetivo común .

 

 

•  Aplicar el enfoque basado en procesos, tal como lo sugiere la norma ISO9000 requiere de un cambio de paradigma en la manera de gestionar las organizaciones. Existen organizaciones enfocadas hacia los productos, hacia las funciones, hacia las áreas geográficas y hacia una estructura matricial. La mayoría de las organizaciones combinan estos enfoques para ser mas competitivas y responder mejor a las necesidades de sus clientes y otras partes interesadas.

 

•  La Gestión por procesos requiere  un firme compromiso  al  mas alto nivel de la Organización, cuya Alta Dirección es responsable por la selección de los  procesos estratégicos  y  su gestión .

 

 

•  Todo proceso que se lleve a cabo dentro de la Organización debería agregar valor a sus resultados para que el mismo tenga sentido.  Eso es fundamental

 

• Una de las principales dificultades al analizar los procesos, es darle una denominación a cada proceso, que sea precisa y que permita identificarlo y determinar su rol dentro de una red de procesos

 

• El análisis de los procesos debe promover la participación de todos los involucrados y proporcionar una visión integral del conjunto de sub-procesos enfunción de la satisfacción del cliente final.