QUALITYPS Nº 45

AUDITORÍAS INTERNAS DE LA CALIDAD


o Se ha determinado que existe una íntima relación entre la calidad de los productos y el sistema que aplica la Organización para gestionarla. A través de las auditorías internas, se revisa la manera como se pone en práctica la Gestión de la Calidad en cada una de las fases del proceso de realización, desde el desarrollo inicial del Producto o Servicio, hasta su uso por parte del consumidor o usuario final.

o A través de la implementación de un programa de auditorías, se puede desarrollar estos procesos de una manera sistemática y planificada a intervalos fijados, y se promueve la mejora de la Calidad y del desempeño del Sistema de Gestión de la Calidad. En este programa se establece el objetivo y el alcance, las responsabilidades, recursos y procedimientos que se aplicarán para la implementación del programa. Adicionalmente, se establecen los requisitos para el programa y los mecanismos para su seguimiento y medición.

o La realización de Auditorías de manera sistemática, independiente y documentada promueve la implementación de las acciones correctivas necesarias para resolver los problemas y generar mejoras en la Calidad de los productos y servicios que proporciona la Organización.

o La auditoría necesita ser objetiva, con indicadores medibles o información confirmada por más de una fuente. El tiempo de la auditoría depende del tamaño de la entidad auditada.

o Dadas las limitaciones de tiempo y de recursos, en las auditorías no se verifica todo, a menudo se aplican técnicas de muestreo. La confianza en los resultados de la auditoría esta relacionada con el uso apropiado de estas técnicas para la recolección de evidencias, a diferencia de la inspección donde todo se verifica. Por lo tanto, al planificar la auditoría, es bueno programar el tiempo previsto para auditar cada local, sector o proceso.

o La auditoría debe resaltar el realismo de los hechos, más allá del drama de las opiniones. El buen auditor no se limita a la información verbal que proporciona el auditado durante las entrevistas. Esta debe validarse con los documentos y los registros recolectados.

o El propósito de la evaluación de las evidencias de la auditoría es identificar no conformidades por el incumplimiento de los requisitos establecidos en los criterios de la auditoría. Estas no conformidades constituyen oportunidades para la mejora de la calidad.

o Las auditorías internas poseen algunas ventajas en relación con las auditorías externas y por tanto deberían ser consideradas como una herramienta para la gestión. Estas incluyen:

 Los auditores internos poseen un mayor conocimiento sobre la Organización y sus problemas
 Los auditores internos pueden acceder con mayor facilidad a la información requerida
 Los auditores internos disponen de más tiempo para recolectar las evidencias y para realizar las actividades necesarias.

o Los resultados de la auditoría se reflejan en un informe proporcionado por el equipo auditor, tras considerar los objetivos y los hallazgos de la auditoría. Estos hallazgos son producto de la evaluación de las evidencias recogidas frente a los criterios de la auditoría, lo cual puede señalar no conformidades u oportunidades de mejora.

o Los informes de auditorías internas constituyen un elemento de entrada importante para la revisión por la Dirección (ISO 9001:2008, sección 5.6) y permiten a la Alta Dirección obtener información sobre el sistema de gestión de la Calidad y realizar seguimiento a los planes de mejora y a las acciones correctivas que se implementen.

o Un informe bien preparado servirá como una herramienta para la implementación de las acciones correctivas y preventivas, y de las mejoras necesarias. En este informe se registra lo que se vio, tanto conformidades como no conformidades, observaciones o inquietudes encontradas. El auditor también registra aquellas oportunidades de mejora que juzgue pertinente sugerir y las fortalezas observadas durante la auditoría.

o Después de las primeras auditorías, lo usual es resolver los problemas que van surgiendo. Luego, se empieza a mejorar lo que se considera que está bien. Así, aparece la mejora continua y, de esta manera, es posible lograr la excelencia.

o Al recibir el informe, es importante que, además de resolver los problemas detectados, el equipo analice sus causas. Cuando se encuentran las causas subyacentes que provocaron el problema, es posible actuar sobre éstas y prevenir su repetición.

o A medida que la organización lleva a cabo el proceso de auditoría interna, comienza a crecer y mejorar continuamente. Mejora cuando se prepara para recibir la auditoría y luego al resolver los problemas e implementar las oportunidades de mejora identificadas como resultado de su realización.


RECOPILADO POR: José Manuel Sarmiento M.
FECHA: enero 2012