QUALITYPS Nº 49

COMUNICACIÓN

o Para que el sistema de gestión de la calidad funcione eficazmente, resulta esencial una buena comunicación. La alta dirección debe establecer procesos que animen a su personal a comunicarse en todos los niveles de la empresa, para que entonces la información se trasmita y se reciba rápidamente y, como consecuencia, se pueda actuar  basándose en ella.

o La organización debería aprender a valorar cada mensaje recibido, ya que estos le servirán  para trabajar en pro de la mejora continua, y nunca debe olvidar que el éxito en las acciones que emprenda depende en buena medida de la eficiencia y la eficacia de sus procesos comunicacionales.


o La eficacia en la comunicación es vital para el éxito sostenido de una organización. El proceso de comunicación debe entenderse y mantenerse de tal forma que  la información pueda comunicarse de forma clara y comprensible, y adecuada según la persona a quien  esté destinada dicha información.

o En este mundo globalizado, de incertidumbres y lleno de cambios constantes, sólo podrán alcanzar un  diferencial en el mercado, las empresas que aprendan a comunicarse y a colaborar estrechamente, en un ambiente de confianza mutua, donde el personal no tenga temor a ser penalizado como “portadores de malas noticias”.

o Las empresas deben valorar la comunicación como un medio para construir,  mantener y fortalecer relaciones armoniosas, no solo con los clientes internos, sino también con todas las partes interesadas involucradas en el proceso de la organización. Esto permite que surja y se mantenga un vínculo, donde la idea de cooperación esté presente en todos y en todo  lo que se realice.

o Para que sean eficaces, los procesos de comunicación deberían dotar a la organización y a su personal de la capacidad de:
  Crear confianza mutua.
  Transmitir la importancia de la satisfacción del cliente, del desempeño de los procesos, etc.
  Identificar oportunidades de negocio.
  Identificar oportunidades de mejora.

o La comunicación dentro de la organización se utiliza:
 Para gestionar  el cambio;
  Para motivar;
  Para transmitir órdenes e instrucciones;
  Para mostrar el desempeño  de la organización;
  Para la formación del personal.

o Para tener una comunicación eficaz, el mensaje debería ser pertinente, simple en su forma de redacción y lenguaje utilizado, presentado de forma ordenada y secuencial, con un enfoque preciso, sin ambigüedades, evitando cualquier detalle innecesario.

o Los medios que se utilizan para la comunicación interna deben tomar en cuenta los aspectos culturales que existen en la organización. Entre los medios que a menudo se aplican se pueden mencionar  la colocación de información en tablones de anuncios (carteleras), la celebración de reuniones o la transmisión de información mediante soportes electrónicos (por ejemplo, correo electrónico).

o La comunicación agrega valor y genera cada vez más Know-how, lo cual aporta mucho para que la empresa optimice sus resultados. Esto es esencial en el crecimiento y la expansión de los negocios de hoy en día, y se ha transformado en una ventaja competitiva para las empresas que participan en aquellos mercados donde la competencia es demasiado fuerte.

RECOPILADO POR: José Manuel Sarmiento M.
Mayo 2012