ANÁLISIS Y DOCUMENTACIÓN DE PROCESOS
- La elaboración de los documentos debería ser una actividad que agregue valor, y el análisis de los procesos debería ser la fuerza conductora para definir el volumen de documentos que requiere la implementación eficaz de los sistemas de gestión.-
- El éxito de una Organización es producto de los planes que se desarrollan a través de los procesos claves, así como de la competencia y actitud de la gente que opera esos procesos.
- El análisis de los procesos debería proporcionar una visión integral del conjunto de procesos en función de la satisfacción del cliente final y promover la participación de todos los involucrados.
- La caracterización de los procesos es una actividad que consiste en determinar los diferentes elementos que componen cada proceso: Clientes y productos; proveedores e insumos; operaciones y recursos.
- El propósito de comprender y analizar los procesos es obtener el conocimiento suficiente y necesario acerca de las características y las interacciones entre los numerosos procesos que integran la Organización.
- La comprensión de los procesos se inicia con su identificación, hasta llegar a obtener el dominio necesario para instaurar la Mejora Continua, actualmente considerada como el camino ideal para alcanzar altos niveles de Calidad en los resultados
- Debido a que la organización es un sistema complejo, no siempre es posible la comprensión y el análisis de todos los procesos. Por tal razón y aunque cualquier proceso dentro de la organización es susceptible de ser medido y mejorado en su desempeño, resulta importante seleccionar aquellos procesos que sean claves para la Organización, separándolos a fin de estudiarlos individualmente, y así evitar la dispersión.
- Una de las principales dificultades al analizar los procesos es darle una denominación a cada proceso, que sea precisa y que permita identificarlo y determinar su rol dentro de una red de procesos
- Es recomendable representar a los procesos como una secuencia lineal en la cual se muestran las interfaces de los procesos. Esto permite integrar las entradas provenientes de los proveedores, u otros procesos de la Organización, a nivel de una actividad específica del proceso.
- Dentro de las organizaciones que funcionan de manera integrada con sus clientes o proveedores en el perímetro, el alcance de los procesos puede superar las fronteras de la Organización. Por lo tanto, la descripción de sus características y la designación de los responsables deberían tomar en cuenta tanto las actividades propias de la Organización como la de los clientes y otras partes interesadas.
- La base de un proceso bien documentado es la información recogida, que ésta sea adecuada y pertinente y eso solo se logra cuando el proceso se entiende y se analiza a la luz de las necesidades de la organización y de sus partes interesadas.
- El propósito principal de documentar los procesos es permitir la operación coherente y estable de los mismos, ya que los documentos muestran a la Dirección, al personal y a las partes interesadas, cómo funciona el proceso y cómo se ejecutan las actividades.
- No sólo es importante tener los documentos del proceso, la información que estos contienen también lo es. Recolectemos buena información y tendremos documentos útiles y aplicables.
- Los textos escritos se deberían emplear como una descripción de las actividades que se realizan y su valor agregado. Sin embargo, con frecuencia se enfocan desde un punto de vista administrativo y estático, llegando a ser pesados y de difícil comprensión. Recuerde: el valor de la documentación reside en su contenido, no en la abundancia de documentos.
- Los responsables de llevar a cabo cada actividad deberían disponer en los sitios de uso de las copias actualizadas de los procedimientos y demás documentos del proceso y, a menos que las instrucciones se comuniquen debidamente, se debería proporcionar el entrenamiento necesario para que las actividades sean realizadas tal como se establecen en dichos documentos.
