Información documentada para los sistemas de gestión (normas ISO)

la documentación de los Sistemas de Gestión constituye un mecanismo de singular importancia para asegurar la implementación eficaz de dichos sistemas. La información documentada,  traducida en los documentos y los registros del sistema de gestión, deberían crearse, establecerse, revisarse y mantenerse de tal forma que sean fiel reflejo de lo que realmente se realiza dentro del sistema de gestión.

¿Qué significa "información documentada"?
La información documentada es la información requerida para ser controlada y mantenida por una organización y el medio en el que está contenida. Este término significa que en realidad no es importante el documento o el registro utilizado sino la información que éstos contienen. Existen muchos formatos para presentar la información documentada, entre los cuales podemos mencionar los siguientes: Procedimientos, instrucciones de trabajo, ayudas visuales, dibujos, especificaciones, formularios y planillas <con mediciones e indicadores clave de desempeño [ICD]>, informes, minutas de reuniones, muestras representativas, conversaciones verbales, entre otros.

¿Cuál debería ser la extensión de la información documentada para un sistema de gestión?
Una pregunta que hago en mis cursos y talleres  es: ¿Cuánto es necesario documentar? y a menudo la respuesta DE LOS PARTICIPANTES es: "hay que documentarlo todo". Pero en realidad esta respuesta no es exacta. Las normas ISO para sistemas de gestión establecen que la organización debe determinar la extensión de la información documentada que realmente necesita. Corresponde a la organización especificar los diferentes tipos de información documentada necesaria para apoyar la operación de sus procesos y su sistema de gestión.
 
¿Cómo realizar esto?
La persona apropiada (por ejemplo, el dueño del proceso, el dueño de la salida del proceso, la persona que controla el proceso) debería revisar qué información se utiliza para que el proceso se ejecute de forma regular y para entregar la salida prevista. Para determinar la información que se utiliza necesita llevarse a cabo un análisis/revisión del valor de la información para apoyar el proceso. El resultado será la decisión sobre qué información se tratará como información documentada.

¿Cuáles criterios deberían considerarse para determinar la información documentada?
Para determinar el tipo y alcance de la información documentada que es necesaria, la organización debería evaluar sus propias necesidades y aplicar el pensamiento basado en el riesgo. También debería considerar su tamaño, actividades, tipos de productos o servicios, complejidad de sus procesos, los recursos, etc., así como las posibles consecuencias de las no conformidades.

¿Se puede incluir información documentada adicional a la exigida por las normas ISO de sistemas de gestión?
Si bien la ISO 9001 y otras normas ISO para sistemas de gestión especifican el uso de información documentada en varios de sus requisitos, puede ser necesario que la organización tenga información documentada adicional (como procedimientos documentados, sitios web, instrucciones de trabajo, manuales, reglamentos, normas, formularios, guías, software de computadora, "aplicaciones" de teléfono) para controlar la operación de sus procesos. Nuevamente, es la misma organización quien determina la información documentada que necesita desarrollar y mantener.

Fuente:
ISO/TS 9002:2016 – Directrices para la aplicación de la norma ISO 9001:2015

   Se sugiere también consultar los documentos que ISO ha publicado  con la idea de orientar a la Organización a este respecto y también participar en algún curso, taller o algún seminario para ampliar esta información.

Muchas gracias, y hasta la próxima!