LAS OBSERVACIONES DE AUDITORÍA

Dentro de un proceso de auditoría de certificación, la organización debe estar muy atenta a las observaciones que hayan surgido de la auditoría. Éstas pueden haber sido en gran número, sobretodo en sistemas jóvenes, es decir, en sistemas que se están certificando por primera vez, ya que habrá muchos resquicios de la norma a los cuales no se les da la debida importancia en ese momento, debido a que la auditoría se centra en el cumplimiento de los requisitos ineludibles de la certificación.

A medida que se va haciendo el recorrido, el auditor va obteniendo los hallazgos de auditoría. Éstos pueden generar conformidades, no conformidades, observaciones u oportunidades de mejora. Todos los hallazgos de auditoría deben ser registrados y es fundamental que éstos sean comunicados al auditado, especialmente si se consideran no conformidades, allí mismo donde sean encontrados para que éste las comprenda y reconozca como exacto el hallazgo. El auditor no debería retirarse de un sector donde ha detectado una No conformidad o una Observación sin habérselo explicado a quien ha auditado y asegurarse que ha sido debidamente comprendido.

A menudo se da el caso de que la situación derivada del hallazgo de auditoría no merezca una No Conformidad, sin embargo, ese hallazgo podrá ser catalogado como una Observación por el equipo auditor. Esta observación constituye sólo un llamado de alerta para una situación que tal vez podría subsanarse con relativa facilidad, aunque, de persistir, podría derivar en una falla importante en un requisito de la norma en futuras auditorías.

Mientras que las No Conformidades deben ser analizadas por el auditado, proponer un plan correctivo y fijar un plazo para su levantamiento, las observaciones deben ser también analizadas por la organización, aunque las acciones correctivas de las mismas serán verificadas en la próxima auditoría de mantenimiento.

La organización no puede ignorar lo que ha merecido una observación del equipo auditor. Con frecuencia, el auditado centra su atención en atender las no conformidades por ser decisivas para obtener o mantener la certificación no obstante, también debe analizarlas observaciones luego de la auditoría con la misma minuciosidad con la que se analiza una no conformidad, incluso habiendo obtenido la certificación, de modo de presentar en la próxima auditoría las acciones correctivas que se tomaron al respecto. Una observación no considerada o que no haya podido ser subsanada será seguramente una No Conformidad en la próxima auditoría.

Para concluir, la organización no debería sentirse decepcionada por la presencia de No Conformidades y mucho menos por las observaciones encontradas. Las acciones correctivas que todas ellas generan, son parte de la mejora continua a la cual se ha comprometido la Organización, y ayudan a aceitar el mecanismo del sistema de gestión.