CURSOS A DISTANCIA: El futuro en la formación en Sistemas de Gestión

LOS CURSOS A DISTANCIA: EL FUTURO EN LA FORMACIÓN EN SISTEMAS DE GESTIÓN

Desde hace unos años, he estado realizando esfuerzos para ofrecer a profesionales y estudiantes en niveles avanzados de su carrera la oportunidad de acceder a cursos que le brinden la flexibilidad de hacerlos desde su casa o de su trabajo, simplemente teniendo una conexión a Internet. En el camino nos hemos encontrado con dificultades para prestar este servicio, algunas de carácter institucional, otras técnicas y económicas, así como algunas derivadas de la participación. Sin embargo, voy a comenzar hablando de las ventajas que tiene dictar cursos por este sistema, tanto para los instructores o profesores como para los participantes, antes de entrar al tema de los obstáculos, y por último, vamos a explicar cómo los hemos venido solventando, y ofrecer las perspectivas a futuro de los cursos dictados por esta modalidad.
Es necesario aclarar que el enfoque de este artículo se basa en mi experiencia y no en una investigación metódica, aunque por eso no le vamos a reducir el valor a estas consideraciones.

LA INVERSIÓN DEL PARTICIPANTE

Después de más de 20 años dando cursos presenciales y observando como los costos se han ido incrementando, no tanto por los profesionales que dictamos los cursos, como por los otros elementos, tales como reproducción de material, alquiler de salones, refrigerios y otros costos logísticos y administrativos. Nos hemos dado cuenta que nuestros honorarios en centros de estudios e instituciones de adiestramiento altamente reconocidos, se pagan muchas veces con el monto de uno o dos participantes. Esto no lo critico, porque estas instituciones tienen que cubrir los gastos que mencioné antes y además, entre otras cosas, invierten recursos y dinero en el mercadeo de los cursos. Podemos observar entonces que, en el fondo, el participante no está pagando el servicio del instructor (es decir, la fuente de los conocimientos impartidos y el factor clave de cualquier curso), sino en los elementos periféricos del servicio.
Este hecho ha producido que acudir a cursos presenciales se haya vuelto prohibitivo para la mayoría de los profesionales. Además del costo del curso, el participante debe incurrir en gastos adicionales por viáticos y alojamiento, dado que necesitan
Trasladarse en muchas ocasiones de ciudad o también dentro de la misma ciudad. Por lo tanto, tienen que hacer muchos sacrificios si de verdad consideran tomar algún curso en particular como un factor fundamental para su desarrollo profesional. En caso de no hacerlo así, tendrían que esperar a que la organización donde trabajan se los costee, cosa que también cada vez es más difícil.
Los cursos a distancia ofrecen la ventaja de que algunos de los costos inherentes al curso presencial y los gastos del participante desaparecen, pudiendo entonces reducir la inversión necesaria, haciendo la formación más accesible a su bolsillo.

LA DISPONIBILIDAD

Hemos notado que muchos participantes preferirían no tener que trasladarse para tomar un curso, e incluso tener flexibilidad en el horario de dedicación. A los profesionales les cuesta tener disponibilidad de tiempo para tomar cursos presenciales porque les significa tener que abandonar por dos o tres días el sitio de trabajo. Cuando el Profesional se ausenta por este corto tiempo de la empresa, el trabajo se acumula y se genera al volver del curso una presión adicional, por tratar de ponerse al día.

Los cursos a distancia se pueden ofrecer a estos profesionales que están interesados en obtener mayores conocimientos en su área de actividad, una excelente oportunidad para acceder a la ansiada y necesaria formación, aun cuando no dispongan del tiempo necesario, o se encuentren o trabajen en lugares lejanos a los sitios donde usualmente se dan cursos similares de forma presencial. El participante puede acceder al curso a distancia simplemente mediante una computadora con conexión a Internet, desde la empresa donde trabaja, su casa, un Cybercafé o desde cualquier punto del país o del extranjero, sin tener que trasladarse a un aula ni cumplir un horario estricto.

EL MERCADO

Está claro que todo esto hace que los cursos a distancia sean sumamente atractivos para los profesionales que tienen estos obstáculos, y esto ofrece un buen mercado para su venta. No solo es la formación para quienes tienen que desarrollar competencias, tales como profesionales recién graduados o con poca experiencia de trabajo, así como también estudiantes avanzados de carreras técnicas, sino para profesionales de cierta trayectoria que necesitan actualizarse. En este último segmento, se podría pensar también en foros o seminarios virtuales, donde los profesionales pudieran compartir sus experiencias con otros que tienen una amplia trayectoria en el área.

LA ESTRUCTURA DE COSTOS

Dentro de la estructura de costos del curso a distancia está el tiempo del instructor en la preparación y en el seguimiento de los participantes durante el curso; la inversión en la plataforma utilizada para el curso a distancia y, por supuesto, los costos administrativos y de mercadeo
Cuando hablamos del seguimiento del instructor, existen los cursos llamados E-learning que son prácticamente automatizados y requieren una atención mínima por parte de los instructores. En este caso, la inversión del participante es para amortizar la inversión realizada por la institución en el diseño de los cursos y en las plataformas utilizadas para los mismos. Por otro lado, existen páginas en la Web que pueden utilizarse y son gratuitas o a bajo costo, pero que necesitan de un mayor monitoreo por parte del instructor. En este último caso, la inversión del participante va a parar al instructor, el núcleo verdadero del curso.
En definitiva, la idea debería ser que un programa de este tipo se autofinanciara y contara con sus propios recursos. Esto abarataría la inversión y, dado que se pueden atender una gran cantidad de participantes, los beneficios estarían allí como una contribución a los gastos de la institución organizadora, y el instructor pudiera recibir mejores ingresos.

PRINCIPALES INCONVENIENTES

Ya mencionado arriba, he identificado algunos inconvenientes u obstáculos para llevar adelante un programa de formación a distancia. Los he clasificado en cuatro categorías:

a) Institucionales:
Los participantes gustan de tomar cursos que sean certificados y avalados por centros de estudios y organizaciones de adiestramiento reconocidas. Esto es una limitante para cualquier instructor que quiera realizar un programa de cursos a distancia de forma independiente. Desde 2006 he trabajado con dos de estas instituciones y he tenido problemas para llevar adelante los proyectos. Es necesario aclarar que la mayoría de las instituciones de adiestramiento trabajan con cursos presenciales desde hace muchos años, e implementar cursos a distancia es un cambio de paradigma muy grande. Las Universidades han llevado la batuta para sus cursos de pre y post-grado, sin embargo, los cursos de formación y mejoramiento profesional no son prioridades de estos centros de estudios. Ellos tienen plataformas adecuadas para los cursos a distancia pero, incluso en estos casos, implementar un curso puede tomar algo de tiempo. Luego está la consecución de los participantes. Las instituciones con las que trabajé no tienen o no pueden establecer un personal dedicado al mercadeo y la logística de los cursos a distancia, los cuales tiene necesidades muy diferentes a los cursos presenciales en cuanto a la promoción y al seguimiento de los participantes potenciales. Yo recomendé en este caso contratar a una persona para esta labor (inicialmente no se necesita más), pero a pesar de nuestra recomendación, trataron de seguir adelante con el mismo personal, el cual estaba recargado con otras actividades. Así, no es posible tener éxito en un programa que se inicia y que hay que darle particular atención en esa fase de su desarrollo.
En el caso de las organizaciones de adiestramiento, éstas están acostumbradas a trabajar de cierta manera desde el punto de vista académico y administrativo, pero algunas de sus actividades no funcionan bien en la atención a un curso a distancia. Adicionalmente, las instituciones tienen sus reglas, como por ejemplo, un número mínimo de participantes. Esto constituye una limitante para arrancar nuevos cursos, especialmente si es una nueva modalidad que es necesario introducir en el mercado.

b) Aspectos técnicos
A pesar de la gran popularidad de Internet, hay muchos profesionales que les cuesta interactuar con la red, en particular con las plataformas existentes. Este caso es más grave con los instructores que con los participantes. Son muy pocos los instructores que poseyendo el alto nivel de conocimientos que se requiere, realmente estén en capacidad para dictar un curso a distancia, haciendo difícil tener un programa de cursos novedoso y atractivo. Las Universidades que poseen programas de este tipo le dan una amplia formación a su personal docente, pero en el ámbito de otro tipo de instituciones que no cuentan con esos recursos, se les dificulta mucho este proceso y buscan instructores que ya estén familiarizados con el sistema. En mi caso particular, he invertido muchas horas de trabajo para diseñar una metodología adecuada y eficaz, así como lograr el dominio de las herramientas Web utilizadas para los proyectos en los cuales trabajé. Horas parcialmente perdidas ya que en ambos casos los proyectos se quedaron en el camino, sin embargo, me quedó la experiencia que es el mayor beneficio de haber participado en los mismos.
Un inconveniente adicional es la limitación de la participación de posibles estudiantes por no dominar o conocer las herramientas, no tener acceso fácil a Internet, no tener los equipos necesarios. Sin embargo, esto es cada vez menos importante gracias a que existen equipos portátiles de uso cada vez más común, los cuales facilitan el uso de estas herramientas. En los últimos cursos que he dado, he podido observar que los participantes han tenido inconvenientes menores al principio, pero una vez que se acostumbran, todo va muy bien. Otros participan con sus propias limitaciones, buscando el mejor aprovechamiento del curso dentro de las mismas.

c) Económicas
Uno de los obstáculos más importantes es la determinación de la inversión. Las instituciones con las cuales trabajé, buscaban aumentar sus ingresos para que éstos contribuyeran, por ejemplo, a pagar la nómina o los gastos generales. Nuevamente, no critico estas decisiones, pero pienso que esto le dio un golpe mortal a los proyectos. Tal como afirmé antes, la idea debería ser que este tipo de proyectos se sostuviera con sus propios recursos y ser manejado como una inversión independiente.
En cuanto a mi caso particular, en los proyectos anteriores invertí mucho tiempo no remunerado que, al ser abortados los proyectos, quedé sin la compensación económica que se hubiera logrado si se hubieran comenzado a dar los cursos. Esto me ha hecho reflexionar sobre mi participación sin remuneración en este tipo de proyectos ya que, mientras que otros participantes del proyecto, junto con quienes eran responsables por las decisiones, recibían un sueldo por el trabajo realizado ya que formaban parte de la plantilla de las instituciones, su grado de compromiso y necesidad era menor que el mío. Nuevamente deseo recalcar que no fue tiempo y esfuerzo perdido porque me ha servido para adquirir los conocimientos y la experiencia necesarios para lanzar hacia futuro el programa que actualmente llevamos a cabo.

d) La participación
Dado lo novedoso de este sistema, muchos participantes potenciales tienen temor y dudas acerca del aprendizaje que puedan obtener por este sistema. En los cursos que he podido dar por esta modalidad a distancia, he podido notar la satisfacción de los participantes por los conocimientos adquiridos. Bajo la metodología que hemos utilizado, y que requiere la atención constante de un instructor durante su ejecución, ha sido necesario que los participantes lleven el ritmo dentro de la flexibilidad que ofrece el sistema. Por eso, el curso tiene un tiempo limitado, y sobre todo, las actividades prácticas y de evaluación deben ser realizadas en los plazos previstos. A algunos participantes les resulta difícil seguir el ritmo. Las personas que toman estos cursos usualmente deben compartir su tiempo con otras actividades y le dedican un tiempo extra a su curso. Sin contar que a veces los compromisos se intensifican en algunos días, surgen viajes de trabajo, diligencias personales, etc. En mi experiencia hasta ahora, aproximadamente entre el 60% al 75% de los inscritos han podido llevar el ritmo, aunque con algunos retrasos. Por supuesto que los instructores no pueden estar por tiempo indefinido esperando entregas de evaluaciones o trabajos de los participantes, y por eso, se trata de exigirle al participante el cumplimiento de unos plazos para asegurar que culmine con éxito el curso. La flexibilidad, una de las premisas en este tipo de cursos, está en permitir estos retrasos, siempre y cuando el participante mantenga su compromiso de cumplir con las actividades previstas.
Según mi experiencia, los participantes que desde el comienzo no pueden llevar el ritmo se les dificulta cada vez más, abandonando el curso por la mitad. Por eso es importante informar estas cosas al participante que se está inscribiendo y que, por lo menos al principio, él cumpla el cronograma y así será más fácil la culminación del curso.
Comentario aparte son los grupos de empresas. La experiencia no ha sido muy buena en este sentido. Si a los participantes que tienen motivación personal a veces se les hace difícil cumplir, en los grupos de empresa ha sido aún mayor esta dificultad. De los grupos empresariales que he tenido, solo uno ha culminado con éxito, y eso fue porque era un In Company y se hacían las actividades en la misma empresa, muchas veces reunidos y compartiendo información.

POSIBLES SOLUCIONES Y PERSPECTIVAS A FUTURO

Dada toda esta experiencia, me decidí a lanzar un programa de formación a distancia en Gestión de calidad, identificando las fortalezas y debilidades de esta iniciativa, así como las oportunidades y amenazas. Para esto solicité la colaboración de dos colegas de gran trayectoria y capacidad profesional en el área de la gestión de calidad para que me acompañaran. Ellas son Rosalinda Lozano y Keyla Soteldo. , y así surgió lo que denominamos Programa de Formación a distancia en Sistemas de gestión de calidad.

RESPALDO O AVAL DEL PROGRAMA

Quienes nos asociamos en esta idea somos profesionales con gran experiencia y trayectoria, no solo desde el punto de vista profesional, sino también como docentes. Una de las primeras debilidades que identificamos y que ha sido un obstáculo a superar, es el no contar con el aval de alguna institución. Arriba señalamos los problemas de trabajar con las instituciones reconocidas, además de los fracasos conseguidos. No las estoy culpando por esto, ellas tienen sus políticas y forma de trabajo. Nuestro mejor aval es nuestra trayectoria profesional, y eso es lo que tratamos de vender. Esto puede significar un cambio de paradigma en el sector de la formación y el mejoramiento profesional.

BAJO COSTO

Otro paradigma a vencer es que los cursos a bajo costo son “deficientes” o “piratas”, o bajo otro enfoque, que pensemos que estamos “regalando el curso”. Los ingresos obtenidos hasta ahora como instructor están algo por encima de los que hubiéramos obtenido en los proyectos anteriores, pero sí ha representado algo más de trabajo en lo que se refiere a promoción e inscripciones. Lo que hemos estado cobrando es la cuarta o quinta parte de lo que las instituciones querían cobrar por los cursos. Estoy convencido de que el costo ha abierto muchas puertas a participantes, aunque creo que es casi imposible que podamos mantener estos precios. No obstante, éstos siempre estarán muy por debajo de los precios del mercado, ya que la estructura de costos así nos lo permite.

LA PLATAFORMA

Hemos podido utilizar la plataforma de Grupos Yahoo para dar los cursos. No es la ideal, pero es gratuita y nos proporciona hasta ahora, las herramientas suficientes. Si queremos ofrecer otras herramientas como videos o evaluaciones automatizadas, habrá que crear una plataforma lo cual incrementaría los costos para los participantes. Solo un estudio de mercado nos podría dar una idea de lo que los participantes estarían dispuestos a pagar si les ofrecemos herramientas adicionales como videos, cursos automatizados con duración indefinida, etc.
En cierto sentido, los grupos Yahoo, u otras plataformas de este tipo manejadas por suscripción son de fácil manejo y muy utilizadas, reduciendo el impacto de los factores técnicos mencionados arriba.

LOS INSTRUCTORES

El tema de los instructores sigue siendo una limitante. Los instructores que hasta ahora hemos venido trabajando, conocemos y manejamos la metodología y las herramientas, pero no muchos pueden decir esto. Hemos desarrollado los instructivos necesarios para el apoyo de los participantes, y han sido pocas las limitaciones que hemos observado en ellos. Requerimos pues de otros profesionales que quieran arriesgarse en esta empresa para ampliar nuestra oferta de cursos.


CONCLUSIÓN

Hay mucha necesidad de formación en nuestro país sobre el área de la gestión de calidad, poca la oferta y, si la hay es muy costosa para quienes quieran emprenderla a título personal. Este programa definitivamente es para personas y, como tal, debería ofrecerse a costos accesibles. El hecho de que seamos los mismos instructores quienes organicemos este programa y lo manejemos nos permite dar un trato personalizado al participante, desde que solicita la información para inscribirse. Estas son fortalezas que debemos aprovechar y divulgar. Es cierto, no tenemos el apoyo de instituciones de gran renombre, pero damos una formación de calidad, con el respaldo de una amplia trayectoria profesional y sobretodo, estamos abriendo una puerta al futuro. Existen organizaciones en el exterior que ofrecen este tipo de cursos con las mejores herramientas disponibles, pero son costosos y se pagan en dólares. También están “automatizados” y son casi impersonales. Esa es nuestra meta, proporcionar una formación accesible, de alta calidad, flexible y con una atención personalizada a cada participante y, si es posible, una relación de largo plazo cuando este culmine con su programa. Estas son, a mi modo de ver, las claves del éxito de nuestro Programa de Formación a Distancia en Sistemas de Gestión de Calidad.

Si quieres participar en esta experiencia puedes contactarnos por:

cursosgc@yahoo.com.ve
cursosgcd@gmail.com


Ing. José Manuel Sarmiento M.
Tlf: (0416) 612.09.17
Twiter: @jmscalidad