QUALITYPS Nº 51

            LA COMUNICACIÓN EN LA GESTIÓN DE CALIDAD  

o       La implementación de Un sistema de gestión de la calidad que cumpla con la norma ISO 9001 se facilitará en gran medida si el personal participa en este proceso. Para involucrarlos, se necesita comunicarles de manera eficaz los propósitos y las expectativas de la organización y escuchar sus puntos de vista acerca de estos propósitos, de la dirección actual y de los métodos de trabajo que se aplican.

• La retroalimentación de los empleados contribuye a mejorar continuamente el desempeño de los sistemas de gestión y sus procesos.   Por lo tanto, es esencial que la Alta Dirección establezca procesos que estimulen al personal a comunicarse a través de todos los niveles de la organización, sin temor a ser ignorados o penalizados como portadores de malas noticias.  

• A través de la comunicación se promueve la interacción y la interrelación entre las personas y entre las distintas  unidades o departamentos, y en todos aquellos procesos y actividades que lleva adelante la organización mejorando de esta forma la sinergia dentro de los equipos, y también dentro de la organización en su conjunto, lo cual proporciona un trabajo más productivo orientado hacia los objetivos comunes de la organización.

• La comunicación, en el marco del trabajo en equipo, permite que todos, además de conocerse, cooperen y colaboren, uniendo esfuerzos, y caminen juntos en favor de los objetivos organizacionales, facilitando las tareas y buscando siempre obtener los mejores resultados.

• Dependiendo de cómo se comuniquen los propósitos, la estrategia, los valores, la política y la cultura organizacional, éstos influirán en las relaciones laborales generando impacto positivo o negativo en la vida organizacional.

• Por medio de la comunicación se aclara  a  los empleados el trabajo a realizar y lo que se espera de ellos.  También,  si se están desempeñando de forma adecuada y lo que deben hacer para optimizar su desempeño.

• Las organizaciones poseen jerarquías de autoridad y guías formales por las que deben regirse los empleados y, por medio de la comunicación, tanto formal como informal, se puede controlar más eficazmente su comportamiento individual y dentro del equipo.

• La información debe ser comunicada de forma apropiada para que sea clara y comprensible,  y adaptada ala persona a la que esté destinada dicha información. Esto evita los malos entendidos y hace que las tareas sean más fáciles y provechosas para todos.

•  Cada miembro de la organización debería aprender a valorar cada mensaje recibido, evaluar su contenido, y ajustar el comportamiento de los procesos que gestiona en base a éstos. Esa es la mejor vía para trabajar en pro de la mejora continua.

• Con el fin de construir y mantener relaciones armoniosas, las organizaciones deberían comunicar a sus empleados  sus objetivos, y pedir siempre una retroalimentación por la comunicación realizada. Así se fortalece la relación no sólo con los clientes internos, sino con todas las partes interesadas involucradas en el proceso de la organización.

• Una comunicación eficaz permite que en la organización surja y se mantenga un vínculo entre todos y, además,  se promueva la cooperación que perpetúe un ambiente de armonía y el intercambio de valores y puntos de vista, donde la idea  de asociación está presente en todos y en todo lo que se hace.

• La Dirección nunca debe olvidar que, para tener éxito en su gestión, debería mejorar la eficacia y la eficiencia  en la comunicación utilizando los medios apropiados que estén a su disposición, erradicando todas las interferencias o los ruidos que pudieran aparecer durante el proceso comunicacional.  

• Algunos métodos que se pueden utilizar para la comunicación interna en la organización son, por ejemplo, la colocación de información en carteleras, la celebración de reuniones o la transmisión de información mediante soportes electrónicos (por ejemplo, correo electrónico).

• Cuando un equipo no funciona adecuadamente, a menudo sus miembros tienden a culpar a la mala comunicación ya sea por quienes dirigen el equipo o entre los propios compañeros. Si un equipo tiene problemas de comunicación, es necesario  examinarlos cuidadosamente porque tal vez sus miembros puedan estar ganando algo al crear problemas de comunicación a propósito.

• Crear e implementar una política de comunicación no es una tarea sencilla, pues debería promoverse  cambios en lo que atañe a la cultura organizacional y esto, como todos sabemos,  no es fácil de lograr.

• Es de suma importancia para la eficacia del SGC que, además de que la organización trabaje en pro de un ambiente transparente, respetuoso y acogedor, también tenga una comunicación rápida, clara y eficiente, velando siempre por su imagen, una imagen que en realidad debe ser de un emprendimiento serio y confiable.

·        RECOPILADO POR: José Manuel Sarmiento M.

·        Julio 2012