QUALITYPS N° 84

EL PLAN DE CALIDAD
• Según la norma ISO 9000:2005, sistemas de gestión de la calidad, fundamentos y vocabulario, se define Plan de calidad como el “documento que especifica qué procedimientos y recursos asociados deben aplicarse, quién debe aplicarlos y cuándo deben aplicarse a un proyecto, producto, proceso o contrato específico”.
• Una organización con un sistema de gestión de calidad establecido puede ser capaz de satisfacer todas sus necesidades de planes de la calidad bajo su sistema existente; por tanto, la organización decide si necesita o no desarrollar un plan de la calidad.
• Los planes de la calidad son aplicables aún en aquellos casos en que la organización no tenga implementado un sistema de gestión de calidad.
• En ISO 9001:2008 se establece como requisito para la planificación de la calidad que “El resultado de esta planificación debe presentarse de forma adecuada para la metodología de operación de la organización”; y este resultado puede presentarse en un plan de la calidad.
• Una vez que la organización ha decidido desarrollar un plan de calidad, ésta debería identificar las entradas y el alcance del plan de la calidad. En el alcance del plan de la calidad se determina todo aquello que será cubierto por el plan: Se incluyen los procesos, los recursos, los requisitos de los clientes y los procedimientos para su verificación.
• Los planes de la calidad proporcionan un medio de relacionar requisitos específicos del proceso, producto, proyecto o contrato con los métodos y prácticas de trabajo que apoyan la realización del producto, y deberían ser compatibles con otros planes asociados que pudieran prepararse al efecto.
• Donde un requisito dé como resultado la necesidad de una desviación de lo establecido en el  sistema de gestión de la organización, esta desviación debería ser justificada y autorizada.
• El plan de la calidad debería indicar cómo van a llevarse a cabo las actividades requeridas, ya sea directamente o por referencia a los procedimientos documentados apropiados u otros documentos (por ejemplo planes de proyecto, instrucciones de trabajo, listas de verificación, aplicaciones informáticas).
• Se debería identificar claramente la persona responsable de preparar el plan de la calidad y debería ser preparado con la participación del personal involucrado en el caso específico, tanto interno como externo, conforme sea apropiado, a la organización.
• Gran parte de la documentación genérica necesaria puede ya estar contenida en la documentación del sistema de gestión de la calidad, incluyendo su manual de la calidad y los procedimientos documentados. Puede ser necesario que esta documentación sea seleccionada, adaptada y/o complementada.
• El plan de la calidad debería mostrar cómo se aplican los procedimientos documentados genéricos de la organización o, en su defecto, cómo se modifican o sustituyen por procedimientos del plan de la calidad.
• La presentación del plan de la calidad puede tener diversas formas, por ejemplo una simple descripción textual, una tabla, una matriz de documentos, un mapa de procesos, un diagrama de flujo de trabajo o un manual. Cualquiera de ellas puede presentarse en formatos electrónicos o en papel.
• Los aspectos a tener en cuenta en la preparación del plan de la calidad son:
o Identificar a la persona responsable de la preparación del plan de la calidad.
o Documentación del plan de la calidad.
o Responsabilidades.
o Coherencia y compatibilidad del contenido y formato con el alcance, los elementos de entrada y las necesidades de los usuarios previstos.
o Presentación y estructura.
• Los planes de la calidad pueden ser útiles o necesarios por ejemplo:
a) Para mostrar cómo el sistema de gestión de la calidad de la organización se aplica a un caso específico;
b) para cumplir con los requisitos legales, reglamentarios o del cliente;
c) en el desarrollo y validación de nuevos productos o procesos;
d) para demostrar, interna y/o externamente, cómo se cumplirá con los requisitos de calidad;
e)  para organizar y gestionar actividades, a fin de cumplir los requisitos de calidad y los objetivos de la calidad;
f)  para optimizar el uso de recursos en el cumplimiento de los objetivos de la calidad;
g)  para minimizar el riesgo de no cumplir los requisitos de calidad;
h)  para utilizarlos como base en el seguimiento y evaluación del cumplimiento de los requisitos de la calidad;
i)  cuando no se tenga un sistema de gestión de calidad documentado.
• El plan de Calidad es uno de los documentos más ignorados o desconocidos si consideramos la amplia difusión que tienen los sistemas de gestión de calidad. No obstante, este documento puede convertirse en una herramienta muy útil para el proveedor de un producto o servicio y una garantía de calidad para el cliente y otras partes interesadas.
• Entre los beneficios de establecer un plan de la calidad están el incremento de la confianza en que se cumplirán los requisitos, un mayor aseguramiento de que los procesos están en control y un mecanismo para conocer mejor las oportunidades de mejora.

ISO 9001:2015 - Control de los proveedores externos

1.                  Generalidades

Este es uno de los cambios  de la futura versión de ISO 9001:2015 al cual no se le ha hecho tantta mención en las publicaciones realizadas a este respecto. En el texto en inglés se modifica el término “suplier” por “provider”, con el fin de que el control abarque no solo a los proveedores típicos que ya conocemos, sino además, a los proveedores de procesos contratados externamente, e incluso a los proveedores de filiales corporativas de la misma organización. Esperemos que esto no genere problemas al realizar las traducciones al español, por no contar con una palabra en nuestro idioma que permita distinguir “supplier” de “provider”.

Los proveedores de procesos contratados externamente (outsourcing) en la nueva versión de la norma  deberán cumplir los mismos requisitos exigidos para cualquier proveedor externo además de lo que ya se exigía en la norma ISO9001:2008 así:  

“En los casos en que la organización opte por contratar externamente cualquier proceso que afecte a la conformidad del producto con los requisitos, la organización debe asegurarse de controlar tales procesos. El tipo y grado de control a aplicar sobre dichos procesos contratados externamente debe estar definido dentro del sistema de gestión de la calidad.” (ISO 9001:2008, Apartado 4.1.)

La sección 8.4 necesita particular atención. Ya no se habla de compras, y se homologan los requisitos para los proveedores de productos y servicios, y de los proveedores de procesos contratados externamente. No sabemos hasta qué punto colocar ambos tipos de proveedores en el mismo GRUPO pueda generar confusión, dada la diferencia sobre todo en el tipo y alcance del control. De todas formas, en 8.4.2 se trata este punto y esperamos que se pueda aplicar sin problemas.

 

2.                  Tipos de proveedores externos

En la norma se implican tres tipos de proveedores:

a.       Los proveedores externos que proporcionan productos y servicios a ser incorporados en los productos y servicios de la organización; 

b.      Los proveedores externos de productos y servicios que sean suministrados directamente al cliente en nombre de la organización; y

c.       Los proveedores de procesos o parte de procesos  que sean contratados externamente por decisión de la organización.

 

3.                  Requisitos para los procesos, productos y servicios suministrados por proveedores externos 

El control de los proveedores externos debe asegurar que los procesos, productos y Servicios suministrados por los proveedores externos estén conformes a los requisitos especificados. Para esto, “la organización debe establecer y aplicar criterios para:

a.       la evaluación

b.       la selección

c.        El seguimiento de los resultados y

d.       La re-evaluación

de los proveedores externos en función de su capacidad para proporcionar procesos o productos y servicios de acuerdo con los requisitos especificados. La organización debe mantener información adecuada y documentada sobre los resultados de las evaluaciones, seguimiento del desempeño y re-evaluaciones de los proveedores externos.

 

4.                  Tipo y alcance del control

El tipo y alcance del control, incluyendo las actividades que con este fin desarrollará LA ORGANIZACIÓNN, se basan en el principio: “asegurar que los procesos, productos y servicios suministrados externamente no afecten negativamente a la capacidad de la organización para entregar de forma regular productos y servicios a sus clientes”.

¿De qué depende el tipo y alcance del control a aplicar al proveedor externo?

El borrador de la norma internacional señala que el tipo y alcance del control a aplicar a los proveedores depende de:

a.       el impacto potencial de los procesos, productos y servicios suministrados externamente sobre la capacidad de la organización para cumplir de forma regular con los requisitos del cliente y los requisitos legales y reglamentarios aplicables; y,

b.      la eficacia percibida por la organización acerca de los controles aplicados por el proveedor externo.

Nota: En cuanto a este literal b) sería necesario que se aclarara un poco más a qué se refiere con “eficacia percibida” y cómo ésta se determinará o simplemente es una apreciación subjetiva.

 

5.                  Proveedores de procesos subcontratados externamente 

Los procesos o funciones de la organización que han sido subcontratados a un proveedor externo se mantienen dentro del alcance del sistema de gestión de calidad de la organización;  en consecuencia, la organización debe definir los controles que solicitará al proveedor de estos procesos y funciones, Y los controles que se propone aplicar a las salidas de dichos procesos.

 

6.                  Información que deben proporcionar los proveedores externos   

El borrador de la norma especifica que la  organización debe comunicar a los proveedores externos los requisitos aplicables para lo siguiente:

a.       los productos y servicios a ser suministrados o los procesos que se llevan a cabo en nombre de la organización;

b.      la aprobación o la liberación de los productos y servicios, métodos, procesos o equipos;

c.       la competencia del personal, incluyendo la calificación necesaria;

d.      sus interacciones con el sistema de gestión de calidad de la organización;

e.       el control y seguimiento del desempeño del proveedor externo a ser aplicados por la organización;

f.        las actividades de verificación que intente realizar la organización o su cliente, en las instalaciones del proveedor externo.

 

La organización debe asegurarse de la adecuación de los requisitos especificados antes de comunicárselos al proveedor externo.

 

7.                  Conclusión

Esto es a grandes rasgos los requisitos que traerá la nueva versión de la norma ISO9001:2015 en cuanto al Control de los proveedores externos. Estamos a la espera de cómo quedará en forma definitiva, una vez que sea publicado el FDIS.