Las herramientas de gestión: Clave para la eficacia en la implementación de los sistemas de gestión

Con frecuencia a la hora de implementar sistemas de gestión (de Calidad, Ambiental, SYSO, Responsabilidad social y otros similares) tendemos a estudiar en profundidad qué requisitos exigen las normas ISO,  quizás con miras a obtener la Certificación o simplemente la aprobación de nuestros clientes para lograr contratos. No obstante, la manera cómo cumplimos esos requisitos es realmente la clave para la eficacia en este proceso. La dirección de la organización y su personal deberían manejar un conjunto de herramientas que ayuden a la organización a implementar eficazmente el sistema, y a alcanzar el éxito sostenido. Brevemente podemos identificar las áreas donde se debe trabajar:

1. La gestión estratégica, incluyendo el desarrollo de la Visión, la Misión, los valores y los objetivos estratégicos, diseñados a partir de una estrategia bien definida.
2. Planificación: El siguiente paso es formular objetivos claros que sean coherentes, con metas medibles y alcanzable.
3. El sistema de información: El seguimiento y la medición de los diferentes procesos, el análisis de los datos y un sistema de indicadores adecuados a la organización y sus necesidades. Aquí es donde el uso de la Estadística puede jugar un papel de singular importancia para que la Dirección pueda tener a mano la información veraz y oportuna para la toma de decisiones.
4. La evaluación del desempeño y la mejora continua: es utilizar la información para encontrar oportunidades de mejora. Puede incluir elementos tales como la estimación de los costos asociados a la calidad (o a la "no calidad") para introducir en la evaluación el tema económico.
5. Las auditorías internas y la revisión del sistema y sus procesos: Aquí tenemos un conjunto de técnicas que permiten a la Dirección conocer de primera mano si se están cumpliendo los requisitos y si es necesario tomar medidas para eliminar no conformidades o encontrar oportunidades de mejora.
6. Implementación de acciones correctivas y de mejora: Todo lo anterior no tendría sentido si no se toman medidas para corregir y/o mejorarlos resultados obtenidos en la evaluación realizada.        

Si observamos detenidamente esta lista, nos daremos cuenta que si realizamos estas actividades estaremos siguiendo el ciclo PHVA (planificar, hacer, verificar actuar), que promueven las diferentes normas de sistemas de gestión.     

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