LA MATRIZ DE ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

   

    El hábito Nº 3 "Poner primero lo primero" es el hábito de la administración personal. El verdadero desafío en sí, no es la administración de nuestro tiempo, sino la administración de nosotros mismos: Tomar control del tiempo y de los acontecimientos en nuestra vida, viéndolas como se relacionan a nuestra misión.

    Existen dos categorías, la importancia y la urgencia, que crean demandas de  nuestro tiempo:

 

      "Vamos a definir estos términos: importante significa que el tiempo se vincula a su misión, sus roles, sus metas. Ud. ha decidido la dirección a tomar. Eso es  importante. Ahora, ¿Qué es urgente? Urgente es aquello que le apremia, que necesita su atención inmediata. Por ejemplo, tiene que tomar acción cuando suena el teléfono. El teléfono que suena puede ser que sea una pérdida total de su tiempo, que no tenga nada que ver con su misión, sus roles y sus metas, pero hay que contestarlo y, al hacerlo, Ud. puede fácilmente desviarse y puede entrar a gestionar cosas equivocadas, aunque de manera correcta."  

 

    Poner primero lo primero nos ayuda a prestar atención a cómo utilizamos nuestro  tiempo, día tras día, momento a momento.  El Dr. Stephen Cobey ha formulado un modelo de administración del tiempo, dividiéndolo en cuatro partes, cada una de ellas combinaciones de las dos palabras que él acaba de definir: importancia y urgencia. Para ayudarle a visualizar estas divisiones, tome un momento para dibujar un cuadrado en una hoja de papel. Luego, haga una cruz dentro del cuadrado para dividirlo en cuatro cuadrados más pequeños. Acaba de dibujar una matriz de Administración del tiempo. Los cuatro cuadrados se denominan "cuadrantes". Designe a los cuatro como sigue:

 

*CUADRANTE i: Urgente e importante

*CUADRANTE II: no urgente, pero importante

*CUADRANTE III: Urgente, pero no importante

*CUADRANTE IV: No urgente y no importante

 

      "En el cuadrante I está lo importante y urgente. Generalmente lo que llamamos problemas o crisis que requieren nuestra atención para poder seguir adelante. Por ejemplo,  una reunión importante que se avecina, porque si no asistimos, podríamos tener  un problema serio… ¿Qué hay en el cuadrante II: importante pero no urgente? Algo ligado a nuestra misión, roles o metas, pero que no conlleva el sentido del "ahora". ¿Qué hay en el cuadrante III: urgente pero no importante? El teléfono que suena, el correo que contestar, todas esas distracciones que son importantes quizás para otras personas, pero que realmente no se relacionan con nuestra misión, o con la misión de su organización. ¿Qué hay en el cuadrante IV? es la combinación de no urgente y no importante. Mucho tiempo perdido, cosas agradables, consejos y discusiones después de que han  sucedido las cosas, televisión en exceso, reuniones innecesarias o mal preparadas, interrupciones que pueden consumir todo un día. Es estar ocupado todo un día, al final del cual  sentimos que no hemos logrado algo provechoso.

 

    Ahora, piense en alguna actividad de su vida, que si la lleva a cabo estupendamente bien y de manera consistente, tiene la certeza absoluta de que producirá resultados maravillosos, ese tipo de resultado que Ud. desea. Primero, piense en una actividad de su vida personal... luego, piense en una actividad de su trabajo, de su vida pública. Escríbala. Quizá Ud. pueda decir: "Si yo pasara más tiempo dialogando con mis compañeros que son claves para mi trabajo y  con mis seres queridos en casa, estoy convencido que esa inversión de mi tiempo influiría mucho sobre el tipo de resultado que deseo". Bueno, ¿En qué cuadrante cree Ud. que está lo que Ud. escribió? Sólo puede estar en un cuadrante: el cuadrante II. Fíjese nuevamente en la pregunta: Una actividad que Ud. sabe que si la realiza estupendamente bien y  consistentemente, tendrá resultados maravillosos. Ya ha dicho: es importante, y también: no es urgente. Si no, la estaría haciendo actualmente. Está en el cuadrante II."

 

    Al desarrollar los siete hábitos de la gente altamente eficaz, encontrará que todos están en el cuadrante II, importante, pero no urgente. Y en los negocios, el Dr. Cobey ha constatado que el cuadrante II es la clave de la Administración.

 

    "El famoso economista italiano Pareto formuló la regla del 80/20: el 80% de los resultados emanan del 20% de las actividades. Estas son todas actividades del cuadrante II. Absolutamente todas. ¿Qué le sucede al cuadrante I si se descuidan las actividades del cuadrante II? Si se descuida la prevención, ¿Qué sucede con los problemas? van a aumentar  y a aumentar, hasta que casi no queden otros cuadrantes. Posiblemente consuma su vida. Esto se llama administración por crisis, y la administración por crisis lo golpea, lo quema, lo agota y se hace enorme.

 

    ¿Qué pasará con el cuadrante I si Ud. se ocupa del cuadrante II?. Se hará más y más pequeño y quedará muy poco por hacer: cosas que no había anticipado, parte de los cuales provienen de los cambios constantes de nuestro medio ambiente, pero será manejable, y sentirá que dedica más tiempo a la prevención y a la búsqueda de oportunidades.

 

     Ahora, ¿De dónde va a obtener el tiempo y la atención para el cuadrante II? Tiene que venir de los cuadrantes III y IV. El cuadrante IV es totalmente inútil: Puede nombrar alguna cosa de valor en el cuadrante IV? El tiempo libre por ejemplo, ¿es  importante el tiempo libre? Sí, por eso esta en el cuadrante II. No hay nada de valor en el cuadrante IV. Básicamente, tampoco tienen valor las actividades del cuadrante III, excepto para otras personas. De modo que el tiempo necesario para el cuadrante II proviene de los cuadrantes III y IV. Robe un poquito de los cuadrantes III y IV y siga haciéndolo. Aprenda a decir NO, agradablemente, sonriente, alegremente, pero diga NO, porque al decir NO a los cuadrantes III y IV, está diciendo SÍ al cuadrante II. Y cuando dice SÍ al cuadrante II, el cuadrante I se hace cada vez menor y estará trabajando sobre las cosas que más importan, no sobre las que importan menos.

 

     El filósofo alemán Goethe escribió: Lo que importa más, nunca debe estar a la merced de lo que importa menos. Sin embargo, el problema es que se requieren ciertas capacidades para concentrarse en el cuadrante II. ¿Cuál es la capacidad fundamental?: Ud tiene que ser proactivo. ¿POr qué? el cuadrante I lo afecta a Ud, actúa sobre Ud, pero, hay que actuar sobre el cuadrante II. Nuestra esencia como humanos nos ha creado para actuar y no para que cosas externas actúen sobre nosotros. Eso es el cuadrante II. Consiste en la creación de relaciones profundas, planificación y organización: cuadrante II, Preparación personal: cuadrante II, ejercicios: cuadrante II, lectura profunda y extensa, educación continua: cuadrante II. El cuadrante II es la clave"

 

    Recuerde, el aprender cómo centrar su vida en las actividades del cuadrante II es parte del hábito Nº 3 "Poner primero lo primero". Es reorganizar su vida en torno a las metas de su enunciado de misión, y luego tener la disciplina de vivir su vida de acuerdo a las mismas.

 

                

Fuente:  S.R. Cobey