MITOS Y REALIDADES DE LA EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

 

La evaluación de los proveedores no es un requisito, es una necesidad para el éxito de las organizaciones"

 

 

La creciente necesidad de ser más competitivos al ofrecer productos y servicios de alta calidad y de asegurar el cumplimiento de normas nacionales e internacionales, ha obligado a las empresas a buscar fuentes de suministro cada vez más confiables que sean capaces de proporcionar las materias primas e insumos que les permitan satisfacer plenamente sus necesidades.

La Calidad que el proveedor proporciona es muy importante, es un factor clave para Lograr el éxito sostenido. Así se refleja en uno de los ocho principios de la gestión de la calidad señalados en la norma ISO 9000: las relaciones mutuamente beneficiosas con el proveedor. Por tanto, se hace imperativo para las organizaciones compradoras evaluar los sistemas de gestión de calidad del proveedor. Este es un camino que transitan cada vez más las empresas, ya que siempre que el comprador pueda elegir sus fuentes de suministro, sus decisiones de compra se deberían basar en la confiabilidad de sus proveedores.

La calificación del proveedor determina la garantía de Calidad que éste puede ofrecer a sus clientes. Esta calificación respalda la eficacia y la eficiencia en la realización  de sus actividades y operaciones y puede traducirse, no solo en un incremento de sus ventas, sino también en el aumento de la productividad y la disminución de sus costos.

En definitiva, la evaluación de los proveedores beneficia a ambas organizaciones al  asegurar una relación estrecha, de confianza, fructífera y de largo plazo.

MITOS:

En nuestro país existen ciertas creencias o mitos, algunas de estos basados en patrones culturales y paradigmas profundamente arraigados,  que hacen que la evaluación de los proveedores no siempre sea aceptada ni entendida por los mismos proveedores y clientes. Estos mitos tienen que ver con el propósito, el alcance y la aplicación de estas evaluaciones. Entre estos podemos mencionar:

• "La certificación (calificación/validación) es un requisito a nivel nacional e internacional que debemos cumplir pero no nos hace ser más productivos ni vender más. Por el contrario, representa gastos adicionales para la empresa".
• "" ¿Para qué necesito una certificación si yo vendo toda mi producción (o tengo trabajo suficiente)? Que nos hagan una evaluación no nos proporciona algún beneficio, por el contrario, nos hace perder tiempo y recursos humanos para atender a los evaluadores y  obtener la calificación".
• "Al cliente solo le interesa productos que cumplan con sus requisitos y nosotros lo hacemos, entonces, ¿Para qué necesitan evaluar a mi empresa?"
• "Yo entrego los productos tal como me los da el fabricante, solo los comercializo. El producto ya viene así y, para qué entonces tengo que tener un SGC?"
•  "Nuestra empresa es sumamente pequeña, somos pocos empleados y cada quien sabe lo que tiene que hacer y lo hace bien, entonces: ¿Para qué tantas exigencias, papeleo y registros?" 

 

REALIDADES

Paralelamente a estos mitos, existen también algunas realidades que pueden rebatir la manera de pensar de los proveedores que aún rechazan la evaluación de su capacidad.  Son esos proveedores que, al no visualizar las ventajas de ser evaluados y calificados, tal vez podrían quedar fuera del mercado en un tiempo muy corto. Estas realidades resaltan la necesidad de realizar esta actividad como una herramienta indispensable para el éxito de las organizaciones. Así tenemos:

·        Evaluar a los proveedores genera beneficios a ambos, también a los clientes. Es por ello que es fundamental que la Alta Dirección de ambas organizaciones tengan claro cuales son los beneficios de participar en un programa de este tipo.

·        El éxito de cualquier empresa depende de contar con fuentes de suministro confiables que sean capaces de cumplir con sus requisitos. A medida que la organización crece y se organiza, llega el momento en que se decide a dejar de jugar a la "ruleta rusa" con sus proveedores, y sólo le compra a aquellos que sean confiables. Toda organización que haya adquirido un compromiso con la Calidad lo sabe. Una de las causas más importantes del éxito japonés en materia de Calidad es justamente la alta confiabilidad de sus  proveedores, y esto solo se construye con paciencia y una perspectiva a largo plazo.

· El éxito del proveedor está irremediablemente ligado al éxito de su cliente. Ambos deben comprender que son interdependientes. Una relación de cooperación y entendimiento, aumenta la capacidad de ambos para generar valor, por tanto necesitan trabajar juntos como aliados estratégicos.

· Cuando el cliente aumenta sus mercados y sus ventas, aumenta su producción y por ende sus compras, lo cual puede permitir a ambos permanecer en el mercado por largo tiempo.

·En muchas ocasiones "lo barato sale caro". Adquirir productos solamente por el precio, aun no cumpliendo los requisitos, puede representar un costo mayor aguas abajo.

· El proveedor es responsable por la calidad de sus suministros. Aunque los clientes establezcan mecanismos para  asegurar la calidad en sus adquisiciones, como por ejemplo la evaluación de los proveedores, esto no exime al proveedor de su responsabilidad por la Calidad de los productos que suministra.

Los clientes a la larga siempre preferirán comprar a proveedores que se esfuercen por:

-         suministrar productos que cumplan con los requisitos,

-         implementar un SGC eficaz, y

-         mejorar continuamente el desempeño de sus procesos y productos.

Tal vez podamos encontrar en nuestra experiencia otros mitos y realidades acerca de la evaluación y certificación de los proveedores. Solo presentamos estas consideraciones   para ilustrar que la evaluación es una actividad que agrega valor, aunque consume tiempo y recursos tanto de los clientes como de los proveedores.

 

 

Texto de la charla dictada por José Manuel Sarmiento M. con motivo de la entrega de constancias a los proveedores de la Industria Farmacéutica que fueron certificados y validados por CIFAR.

 

Mayo 2012