Una definición de delegar: es el proceso de transmitir determinadas tareas y obligaciones de una persona a otra, por lo general de un superior a un colaborador. Quien recibe el poder delegado tiene la autoridad suficiente para terminar el trabajo, pero quien delega se queda con la responsabilidad total de su éxito o fracaso.
Al delegar una tarea, realice seguimiento a quienes recibieron la delegación, exija que le rindan cuentas en cada paso del proceso y no sólo al final del trabajo.
La delegación es, fundamentalmente, un sistema de confianza. Cuando delega la autoridad a una persona, realmente demuestra su confianza en ella. Por flexibilidad y agilidad, los líderes necesitan delegar poder y atribuciones inherentes a cada tarea, de tal forma que no estén directamente implicados en ellas, pero que mantengan la responsabilidad final del proceso.
A medida que usted delega, fomenta el desarrollo de los conocimientos y las habilidades de sus empleados, quienes se vuelven capaces de resolver problemas en ausencia de los líderes y tienen la oportunidad de probar más ideas e implementar soluciones creativas, así como adquirir mayor confianza en sí mismos y desarrollar habilidades gerenciales.
Los líderes deben saber delegar. La delegación de poder con criterio aumenta el poder de quien lo delega. Al dar a los empleados más autoridad y herramientas para llevar a cabo el servicio, el líder expande su influencia, y el colaborador adquiere mayor incentivo para trabajar. Mientras delega más atribuciones, el líder penetra más en la esencia de su función: que no es "hacer" sino "movilizar a otros para que hagan".
Tenga en cuenta que delegar ayuda tanto a quien delega como a quien recibe la asignación porque les permite desarrollarse. Al delegar una tarea, el líder no prestará directamente el servicio, sino que tendrá que supervisar y guiar a aquellos que lo hagan. Mediante este procedimiento, usted no tendrá tanto miedo de que los otros no sean capaces de realizar la tarea y estará dando la formación para que pueda entonces supervisar y orientar cada vez menos.
A veces los líderes piensan que las personas nunca están preparadas para llevar a cabo una tarea. Si no delegan, en realidad nunca lo estarán.
Imagínese a un líder que tiene un salario de $ 10 por hora. Si necesita 5 horas para realizar una tarea, invertirá $50. Pero si un empleado, cuyo sueldo es de $3 por hora, necesita 10 horas, a pesar de ser dos veces el tiempo necesario, el costo será menor para la organización. Por otra parte, probablemente la próxima vez que se necesite realizar la tarea, el colaborador necesitará menos tiempo y el costo será menor todavía.
Lo peor de todo es que, en función de las razones descritas a veces los líderes se rodean de personas con capacidades inferiores a las suyas. No tenga miedo de tener en su equipo a personas mejores que usted, pero trate de tenerlos como aliados. Si se rodea de gente incompetente por temor, nunca alcanzará sus metas. Otra razón es que con buenos resultados será más fácil cambiarse a una organización mejor o más grande.
Delegar con éxito es una habilidad y una cualidad que usted debe adquirir como líder. Ahora bien, delegar es un proceso para quien acepta tomar riesgos y el "Delegador" debe tener paciencia y ánimo. Evite ser como muchas personas que incluso pensando que la delegación es un proceso razonable, temen las consecuencias hasta el punto de evitar hacerlo. Trate de dejar claro a aquellos que asumen las tareas, que ellos también deben delegar todo lo que puedan a otros colaboradores. Al hacer esto, estará creando una nueva cultura en la organización donde trabaja.
"El único hombre que no comete errores es aquél que nunca hace nada. Lo importante es no cometer el mismo error dos veces "(Franklin Roosevelt).
o Texto extraído del livro “A Arte de Liderar - Vivenciando Mudanças num Mundo Globalizado”
• TÍTULO ORIGINAL: Delegando tarefas
Autor: Sonia Jordão
• FUENTE:
http://www.qualidadebrasil.com.br/artigo/administracao/delegando_tarefas
• TRADUCCIÓN DEL PORTUGUÉS: José Manuel Sarmiento M.
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lunes, 7 de marzo de 2011
jueves, 21 de octubre de 2010
CALIDAD ES CUMPLIR CON LOS REQUISITOS
Atrapados por la competencia y los constantes aumentos de precios, las empresas no consiguen muchos caminos que tomar para aumentar los beneficios y continuar creciendo. Por eso es necesario que se gestione la Calidad de forma eficaz. Adicionalmente,la calidad requiere que se produzca en las personas un cambio de actitud de largo plazo, un verdadero cambio en la forma de pensar y de actuar. En una organización donde este cambio se genera, no se necesitan programas de incentivos para que las personas cumplan con los requisitos; simplemente, formará parte de su rutina diaria.
El compromiso y la comunicación eficaz de este compromiso por la Alta Dirección, junto con el reconocimiento de que la mejora de la calidad es un proceso que nunca termina, son las claves para generar el cambio en una organización. Así tenemos:
Compromiso: El compromiso de la Alta Dirección hacia la Calidad está conformado por varios elementos esenciales:
o Primero, la comprensión de que la calidad está en la conformidad con los requisitos, no solo en el proceso de realización del producto, sino a través de todos los procesos de la Organización. Una no conformidad en cualquier departamento puede contribuir con los defectos en el producto y/o servicio, por lo tanto, cada departamento deberá buscar la forma de prevenir los errores en sus procesos, sobre todo aquellos que cuestan dinero, que producen pérdidas de tiempo y que afectan la satisfacción del cliente.
o El segundo elemento es el reconocimiento que la mayoría de las no conformidades son consecuencia de la actitud de las personas frente a los errores, y esta actitud se debe a su vez a la postura tolerante de la supervisión dejando que estos ocurran sin tomar acciones para prevenirlos .
El Tercer elemento es el reconocimiento de que la mejora de la Calidad no es solo posible sino esencial, ya que la satisfacción del cliente y la rentabilidad del negocio también lo son. Lograr la conformidad con los requisitos es un camino eficaz para incrementar los beneficios y reducir los costos. El mercado es cada vez más competitivo y la Competencia va creciendo y mejorando paulatinamente, por lo tanto, al no mejorar la calidad, la Organización corrre el riesgo de retroceder perdiendo mercados y por ende, reduciendo sus ganancias.
Comunicación: El compromiso de la Alta Dirección solo es eficaz cuando éste se comunica de forma coherente a cada uno de los empleados. Esa comunicación puede tomar todas las formas posibles (incluye las formas verbales y/o escritas, las acciones y decisiones de la Alta Dirección) por cualquier medio que pueda utilizarse para demostrar a los empleados cuál es la postura de la Dirección en lo relativo a la Calidad, de manera de construir y reforzar el cambio de actitud necesario.
La comunicación debe ser honesta y sincera, donde no haya temor a enfrentar los problemas y se incentive a los empleados para que encuentren las soluciones. Por tanto, se establece un diálogo abierto y permanente entre el supervisor y sus subordinados para determinar dónde radican los problemas de no conformidad y cómo pueden resolverse.
en lugar de hacer señalamientos o acusaciones hacia alguna persona. La comunicación debe incluir la implementación de la acción correctiva. Este es el paso final que hace genuina y honesta la comunicación para el empleado.
Cambio de actitud. El liderazgo es vital para lograr el cambio en las actitudes que esconden los errores y disfrazan las no conformidades. Es importante entender entonces los principios en los cuales se basa cualquier proceso de mejora de Calidad para luego enseñarlo a quienes trabajen con nosotros y la importancia que juega la dirección en este proceso.
Un programa de incentivos no puede cambiar las causas de una no conformidad; la Alta Dirección sí puede hacerlo cuando asume un verdadero compromiso y toma los pasos necesarios para comunicarlo. Así comenzará la mejora de la Calidad mediante el cambio de actitud necesario que hará la conformidad con los requisitos una forma de vida organizacional. No obstante,el cambio de actitud en una organización no sucede de un día para otro, toma tiempo. Incluso, si la actitud de la Alta Dirección cambia, asume el compromiso y lo comunica a todos sus empleados, no debe esperarse un cambio inmediato, ya que hacer de la conformidad con los requisitos una forma de vida, toma mucho tiempo. Esto es quizás una de las cosas más difíciles de la Mejora de la Calidad. Por eso, una vez que comienza, no debe ponérsele límite de tiempo. En términos reales, debe continuar y permanecer, y así las mejoras aparecerán poco a poco, pero de forma incesante, sin detenerse, ya que hacer esto último es retroceder.
Las condiciones y las situaciones cambian, las personas entran y salen de la organización, nada se mantiene constante. El éxito de hoy, puede ser el fracaso de mañana, lo que hoy nos proporciona ganancias, mañana puede proporcionarnos pérdidas, a menos que el compromiso se mantenga y se comunique de manera firme y persistente.
La Mejora Continua toma tiempo, pero es un tiempo de provecho. Hacer las cosas bien a la primera y prevenir los errores hará que todo sea más fácil y los empleados serán más productivos; todo es cuestión de comprometerse, comunicar ese compromiso y trabajar día a día por la Mejora Continua.
El compromiso y la comunicación eficaz de este compromiso por la Alta Dirección, junto con el reconocimiento de que la mejora de la calidad es un proceso que nunca termina, son las claves para generar el cambio en una organización. Así tenemos:
Compromiso: El compromiso de la Alta Dirección hacia la Calidad está conformado por varios elementos esenciales:
o Primero, la comprensión de que la calidad está en la conformidad con los requisitos, no solo en el proceso de realización del producto, sino a través de todos los procesos de la Organización. Una no conformidad en cualquier departamento puede contribuir con los defectos en el producto y/o servicio, por lo tanto, cada departamento deberá buscar la forma de prevenir los errores en sus procesos, sobre todo aquellos que cuestan dinero, que producen pérdidas de tiempo y que afectan la satisfacción del cliente.
o El segundo elemento es el reconocimiento que la mayoría de las no conformidades son consecuencia de la actitud de las personas frente a los errores, y esta actitud se debe a su vez a la postura tolerante de la supervisión dejando que estos ocurran sin tomar acciones para prevenirlos .
El Tercer elemento es el reconocimiento de que la mejora de la Calidad no es solo posible sino esencial, ya que la satisfacción del cliente y la rentabilidad del negocio también lo son. Lograr la conformidad con los requisitos es un camino eficaz para incrementar los beneficios y reducir los costos. El mercado es cada vez más competitivo y la Competencia va creciendo y mejorando paulatinamente, por lo tanto, al no mejorar la calidad, la Organización corrre el riesgo de retroceder perdiendo mercados y por ende, reduciendo sus ganancias.
Comunicación: El compromiso de la Alta Dirección solo es eficaz cuando éste se comunica de forma coherente a cada uno de los empleados. Esa comunicación puede tomar todas las formas posibles (incluye las formas verbales y/o escritas, las acciones y decisiones de la Alta Dirección) por cualquier medio que pueda utilizarse para demostrar a los empleados cuál es la postura de la Dirección en lo relativo a la Calidad, de manera de construir y reforzar el cambio de actitud necesario.
La comunicación debe ser honesta y sincera, donde no haya temor a enfrentar los problemas y se incentive a los empleados para que encuentren las soluciones. Por tanto, se establece un diálogo abierto y permanente entre el supervisor y sus subordinados para determinar dónde radican los problemas de no conformidad y cómo pueden resolverse.
en lugar de hacer señalamientos o acusaciones hacia alguna persona. La comunicación debe incluir la implementación de la acción correctiva. Este es el paso final que hace genuina y honesta la comunicación para el empleado.
Cambio de actitud. El liderazgo es vital para lograr el cambio en las actitudes que esconden los errores y disfrazan las no conformidades. Es importante entender entonces los principios en los cuales se basa cualquier proceso de mejora de Calidad para luego enseñarlo a quienes trabajen con nosotros y la importancia que juega la dirección en este proceso.
Un programa de incentivos no puede cambiar las causas de una no conformidad; la Alta Dirección sí puede hacerlo cuando asume un verdadero compromiso y toma los pasos necesarios para comunicarlo. Así comenzará la mejora de la Calidad mediante el cambio de actitud necesario que hará la conformidad con los requisitos una forma de vida organizacional. No obstante,el cambio de actitud en una organización no sucede de un día para otro, toma tiempo. Incluso, si la actitud de la Alta Dirección cambia, asume el compromiso y lo comunica a todos sus empleados, no debe esperarse un cambio inmediato, ya que hacer de la conformidad con los requisitos una forma de vida, toma mucho tiempo. Esto es quizás una de las cosas más difíciles de la Mejora de la Calidad. Por eso, una vez que comienza, no debe ponérsele límite de tiempo. En términos reales, debe continuar y permanecer, y así las mejoras aparecerán poco a poco, pero de forma incesante, sin detenerse, ya que hacer esto último es retroceder.
Las condiciones y las situaciones cambian, las personas entran y salen de la organización, nada se mantiene constante. El éxito de hoy, puede ser el fracaso de mañana, lo que hoy nos proporciona ganancias, mañana puede proporcionarnos pérdidas, a menos que el compromiso se mantenga y se comunique de manera firme y persistente.
La Mejora Continua toma tiempo, pero es un tiempo de provecho. Hacer las cosas bien a la primera y prevenir los errores hará que todo sea más fácil y los empleados serán más productivos; todo es cuestión de comprometerse, comunicar ese compromiso y trabajar día a día por la Mejora Continua.
miércoles, 9 de junio de 2010
QUALITYPS Nº 26
MOTIVACIÓN
o En el mundo de los negocios, se hace cada vez más necesario establecer la valoración del factor humano como una regla para lograr la satisfacción del cliente. Estudios recientes han demostrado que las personas tienden a esforzarse mas cuando trabajan para una organización que los respeta como individuos, aprecian sus habilidades especiales, toman en cuenta sus necesidades y los incluyen en las acciones y decisiones que afectan su trabajo.
o La Alta Dirección debería transmitir a su personal lo importante que ellos son para el éxito de la organización, y promover en ellos el compromiso y la participación como una manera de lograr su identificación con la visión y la misión de la organización y con el logro de sus objetivos.
o La estrategia motivacional es una de las herramientas más eficaces para que los cambios ocurran. De esta forma crear un entorno propicio a la creatividad de los empleados hace que la empresa alcance metas cada vez mayores, además de trazar un perfil de empleados cada vez más comprometidos e identificados con el trabajo.
o Ha sido una búsqueda constante de los empresarios que tienen una visión audaz, entre otras cosas, mantener a los empleados motivados, ayudarlos cuando sea posible, de manera que los objetivos individuales se satisfagan en paralelo con la organización, ofrecer condiciones para incrementar la productividad y mantener un espíritu saludable de equipo.
o Contar con empleados motivados es, sin duda, el sueño de cualquier empresa sin embargo, Siempre hay un componente subjetivo en la motivación que causa una complicación enorme, convirtiéndola a primera vista en una tarea casi imposible. Por lo tanto, saber cómo hacer esto requiere de especialistas y gerentes capaces de llevarlo adelante.
o Las acciones que pudiera tomar la Alta Dirección para incrementar la motivación del personal incluyen:
1. Evaluar el desempeño del personal, ajustándose a los resultados obtenidos y relacionarla con las evaluaciones de los clientes, las fallas, las quejas, el cumplimiento de los lineamientos y las normas de la Organización y sus clientes)
2. Realizar un estudio del clima organizacional que permita establecer cuales son los elementos que han generado el impacto sobre los resultados de la realización del producto.
3. Establecer los programas de incentivos y de motivación que puedan aplicarse según el tipo y tamaño de la organización, las necesidades de sus trabajadores y empleados y la disponibilidad económica de la organización
o La falta de motivación puede incidir decisivamente en los resultados de cualquier organización. El problema de la desmotivación no es fácil de resolver, ya que la motivación obtenida a través de los salarios, tiende a ser de corta duración, como lo señala la teoría de higiene y de motivación (Herzberg) Esto es porque las personas entienden que el salario es la compensación mínima que reciben por el trabajo realizado, por lo tanto, se consideran como factores de mantenimiento para prevenir la insatisfacción del trabajador.
o Está comprobado que un buen programa de motivación es mucho más eficaz que un programa que incluya compensaciones económicas únicamente. Además, cuando se intenta compensar económicamente a un trabajador para motivarlo esa motivación es eficaz hasta el momento cuando el trabajador siente que el dinero obtenido cubre sus necesidades primordiales. En cambio cubrir las otras necesidades, como pueden ser amigos, conocimientos, nivel educativo, reconocimiento, entre otras, podrían tener efectos más duraderos en las personas y, a menudo no es tan costoso.
o La Alta Dirección debe entender que el ser humano por naturaleza es un ser insaciable y cuando más tiene, más quiere tener, es decir, que satisfecha una de sus necesidades, buscará otra, y luego otra.
o En el mundo de los negocios, se hace cada vez más necesario establecer la valoración del factor humano como una regla para lograr la satisfacción del cliente. Estudios recientes han demostrado que las personas tienden a esforzarse mas cuando trabajan para una organización que los respeta como individuos, aprecian sus habilidades especiales, toman en cuenta sus necesidades y los incluyen en las acciones y decisiones que afectan su trabajo.
o La Alta Dirección debería transmitir a su personal lo importante que ellos son para el éxito de la organización, y promover en ellos el compromiso y la participación como una manera de lograr su identificación con la visión y la misión de la organización y con el logro de sus objetivos.
o La estrategia motivacional es una de las herramientas más eficaces para que los cambios ocurran. De esta forma crear un entorno propicio a la creatividad de los empleados hace que la empresa alcance metas cada vez mayores, además de trazar un perfil de empleados cada vez más comprometidos e identificados con el trabajo.
o Ha sido una búsqueda constante de los empresarios que tienen una visión audaz, entre otras cosas, mantener a los empleados motivados, ayudarlos cuando sea posible, de manera que los objetivos individuales se satisfagan en paralelo con la organización, ofrecer condiciones para incrementar la productividad y mantener un espíritu saludable de equipo.
o Contar con empleados motivados es, sin duda, el sueño de cualquier empresa sin embargo, Siempre hay un componente subjetivo en la motivación que causa una complicación enorme, convirtiéndola a primera vista en una tarea casi imposible. Por lo tanto, saber cómo hacer esto requiere de especialistas y gerentes capaces de llevarlo adelante.
o Las acciones que pudiera tomar la Alta Dirección para incrementar la motivación del personal incluyen:
1. Evaluar el desempeño del personal, ajustándose a los resultados obtenidos y relacionarla con las evaluaciones de los clientes, las fallas, las quejas, el cumplimiento de los lineamientos y las normas de la Organización y sus clientes)
2. Realizar un estudio del clima organizacional que permita establecer cuales son los elementos que han generado el impacto sobre los resultados de la realización del producto.
3. Establecer los programas de incentivos y de motivación que puedan aplicarse según el tipo y tamaño de la organización, las necesidades de sus trabajadores y empleados y la disponibilidad económica de la organización
o La falta de motivación puede incidir decisivamente en los resultados de cualquier organización. El problema de la desmotivación no es fácil de resolver, ya que la motivación obtenida a través de los salarios, tiende a ser de corta duración, como lo señala la teoría de higiene y de motivación (Herzberg) Esto es porque las personas entienden que el salario es la compensación mínima que reciben por el trabajo realizado, por lo tanto, se consideran como factores de mantenimiento para prevenir la insatisfacción del trabajador.
o Está comprobado que un buen programa de motivación es mucho más eficaz que un programa que incluya compensaciones económicas únicamente. Además, cuando se intenta compensar económicamente a un trabajador para motivarlo esa motivación es eficaz hasta el momento cuando el trabajador siente que el dinero obtenido cubre sus necesidades primordiales. En cambio cubrir las otras necesidades, como pueden ser amigos, conocimientos, nivel educativo, reconocimiento, entre otras, podrían tener efectos más duraderos en las personas y, a menudo no es tan costoso.
o La Alta Dirección debe entender que el ser humano por naturaleza es un ser insaciable y cuando más tiene, más quiere tener, es decir, que satisfecha una de sus necesidades, buscará otra, y luego otra.
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