CALIDAD EN GOTAS



viernes, 9 de septiembre de 2016

ISO 9001:2015 Requisitos relacionados con la comunicación


En la introducción de la norma internacional ISO 9001:2015, se afirma que con la implementación de esta norma internacional, la organización puede esperar una mejor comunicación interna.
El apartado 7.4 establece los requisitos para la comunicación del sistema de gestión de calidad:

7.4       Comunicación
La organización debe determinar las comunicaciones internas y externas pertinentes al sistema de gestión de la calidad, que incluyan:
a)         qué comunicar;
b)         cuándo comunicar;
c)         a quién comunicar;
d)         cómo comunicar;
e)         quién comunica.

Adicionalmente, en otros apartados de la norma se hace mención a la comunicación en algunos de sus requisitos. A continuación, se indican estos apartados y los requisitos donde se exige que exista una adecuada comunicación.
 
5.2 La política de la calidad debe estar disponible y comunicarse a todo nivel en la organización
Y debe estar disponible para las partes interesadas pertinentes cuando corresponda.

6.2.1.- f) Los objetivos de la calidad deben comunicarse
8.2.1.- La comunicación con los clientes debe incluir:
a)         proporcionar la información relativa a los productos y servicios;
b)         tratar las consultas, los contratos o los pedidos, incluyendo los cambios;
c)         obtener la retroalimentación de los clientes relativa a los productos y servicios, incluyendo las quejas de los clientes;
d)         manipular o controlar la propiedad del cliente;
e)         establecer los requisitos específicos para las acciones de contingencia, cuando sea pertinente.

8.4.3.- Información para los proveedores externos
La organización debe comunicar a los proveedores externos sus requisitos para:
a)         los procesos, productos y servicios a proporcionar;
b)         la aprobación de:
1)         productos y servicios;
2)         métodos, procesos y equipos;
3)         la liberación de productos y servicios;
c)         la competencia, incluyendo cualquier calificación requerida de las personas;
d)         las interacciones del proveedor externo con la organización;
e)         el control y el seguimiento del desempeño del proveedor externo a aplicar por parte de la organización;
f)          las actividades de verificación o validación que la organización, o su cliente, pretende llevar a cabo en las instalaciones del proveedor externo.
La organización debe asegurarse de la adecuación de los requisitos antes de su comunicación al proveedor externo.


NOTAS ADICIONALES:

·        La comunicación es un factor importante para la operación eficaz del sistema de gestión de calidad y necesita ser llevado a cabo tanto a nivel interno como externo. Es importante que el mensaje comunicado sea claro, pertinente y comprensible para el receptor.
·                    La organización debería identificar las partes interesadas pertinentes con las cuales debería comunicarse Para asegurar la operación eficaz del sistema de gestión de la calidad. Éstas pueden incluir a las personas pertinentes dentro de la organización a todos los niveles, los clientes, los proveedores, las partes externas utilizadas como fuentes de productos y servicios.
·                    Los propósitos de la comunicación influyen en los medios y en la manera cómo ésta se realiza. Algunos de estos propósitos son:
o   Para gestionar  el cambio;  Para motivar;
o   Para transmitir instrucciones;
o   Para mostrar evidencias del desempeño  de la organización;
o   Para la formación de las personas.
o   Para la gestión del conocimiento organizacional.
Según sea el propósito y a quiénes va dirigido el mensaje, se pueden requerir diversos métodos de comunicación.
·                    La comunicación es la articulación de un mensaje, por diversos medios. Es importante elegir los medios correctos para cada mensaje que considere a  la audiencia a  la cual está dirigido.      
o   El mensaje puede  ser verbal o no verbal (escrito, con señales, gestos o acciones),
o   La comunicación también puede tener carácter formal o no formal.
§  Puede ser necesaria una comunicación más formal hacia las partes interesadas externas, tales como informes, especificaciones, facturas o acuerdos de nivel de servicio.
§  En las comunicaciones internas se pueden utilizar métodos menos formales tales como reuniones periódicas de departamento, reuniones de información, correo electrónico o intranet.
§  También podrían requerirse métodos más formales para la comunicación interna, tales como informes escritos o especificaciones de trabajo, dependiendo de la naturaleza de la información y cuan crítico es el asunto  que necesita comunicarse.
·        La organización necesita decidir lo que tiene que decir y cuan necesaria es esta información, para determinar el método de comunicación más eficaz y la oportunidad para trasmitir el mensaje a los destinatarios del mismo.
·        Calidad de la comunicación. Para tener una comunicación eficaz es importante considerar aspectos tales como:
1.      Pertinencia
2.       Lenguaje comprensible para el receptor
3.      Simplicidad
4.       Articulación del mensaje con estructura y secuencia  
5.       Repetición cuanto sea necesario      
6.       Enfocarse en los puntos clave

Actualizado: septiembre 2016


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