Esta
frase la solemos conseguir en algunos textos de ISO, junto con otra también muy
importante para recordar: “la documentación es un medio y no un fin”.
Intentando interpretar estas afirmaciones me encontré con cuatro creencias muy arraigadas
en directores, gerentes y especialistas de algunas organizaciones, las cuales quisiera
compartir con ustedes en este artículo:
CREENCIA
1: ISO 9001 exige documentar todos los procesos de la organización.
Lo
cierto es que la norma solo exige procedimientos documentados en seis (6)
apartados de la norma y también se exige llevar algunos registros, sin embargo,
es la misma organización quien debe determinar los documentos y registros
necesarios para asegurar la eficacia del SGC. Esto último crea un problema
porque no es fácil determinar esto, y las organizaciones terminan llenándose de
papeles ante la inseguridad de no saber si realmente están cumpliendo con este
requisito.
CREENCIA
2: Para documentar el SGC solo debo
contratar unos especialistas que me elaboren los documentos exigidos por la
norma y listo.
No
existen documentos genéricos ni formatos típicos que se puedan llenar de
información para así cumplir con la norma. La documentación varía de una organización
a otra incluso en empresas filiales o que se dedican al mismo ramo. La
documentación debe realizarse levantando la información propia de la
organización y con el apoyo de su personal, en caso contrario, el SGC no
soportará la auditoría de certificación.
CREENCIA
3: Para obtener la certificación lo más importante es documentar y con eso
estamos listos.
Craso
error! La certificación incluye la comprobación de que lo que se incluye en los
documentos es lo que realmente se realiza. Lo conveniente es entender que es
tan necesario documentar cómo implementar lo documentado. Documentar lo que
realmente se hace, sin fantasías ni ilusiones. Documentar e implementar son dos
procesos que deben ir de la mano, y de hecho, es importante que los métodos y
prácticas que se ejecuten sean eficaces y no solamente que estén escritos en algún
documento o manual.
CREENCIA
4: Las auditorías del certificador van a
verificar que tengo procedimientos para todo.
De hecho,
cuando el auditor va a las instalaciones de la empresa, ya verificó eso. En las
fases previas, realiza una revisión de los documentos. El auditor visita la
empresa para verificar que lo que se dice en los documentos es lo que realmente
se hace. Por eso, va a solicitar no los procedimientos, sino los registros, lo
cual le permite comprobar si lo que dicen los documentos es lo que se hace.
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